Как завести сотруднику трудовую книжку

Самая важная информация и ответы на вопросы в статье: "Как завести сотруднику трудовую книжку". Актуальность данных для 2020 года вы можете уточнить у дежурного консультанта.

Как получить трудовую книжку

Трудовая книжка – один важнейших документов для каждого человека. В ней хранится информация об образовании, квалификации, стаже, занимаемых должностях, причинах увольнения и так далее. Она может являться свидетельством карьерного роста и стать важным аргументом при желании устроиться на более престижную должность и она же является источником для правильного расчета пенсии. Именно поэтому к трудовой книжке стоит относиться с особым вниманием и тщательностью.

Как получить трудовую книжку впервые

Как правило, трудовая книжка оформляется в самом начале трудового пути – при первом же трудоустройстве. Для ее получения существует несколько путей:

  1. выдает и оформляет трудовую книжку претенденту на ту или иную вакансию кадровик или руководитель предприятия, в которое он устраивается;
  2. будущий работник покупает данный документ в канцелярском магазине и оформляет личные данные самостоятельно. Далее он относит книжку в кадровый отдел организации и отдает ее туда для внесения всех необходимых записей и на дальнейшее хранение.

Внимание! Никакие записи по поводу работы самостоятельно вносить в свою трудовую книжку нельзя! Они находятся строго в компетенции кадровых специалистов и уполномоченных представителей предприятий и организаций.

  • некоторые ВУЗы в качестве приложения к диплому также снабжают своих выпускников трудовыми книжками. Конечно, это вряд ли позволит вчерашнему студенту быстрее найти работу, но процесс оформления на новом рабочем месте, определенно, ускорит.
  • Важно! Необходимо помнить о том, что трудовая книжка по своей сути является бланком строгой отчетности, поэтому ее оформление и все записи должны вестись в полном соответствии с Трудовым кодексом РФ.

    Как получить трудовую книжку при её потере

    Никто не застрахован от неожиданной потери трудовой книжки. Понятно, что вернуть оригинал вряд ли удастся, однако в этом случае можно получить ее дубликат. Для этого нужно обратиться к работодателю по последнему месту работы. Сделать это следует обязательно в письменной форме:

    • либо путем личной подачи заявления о выдаче дубликата,
    • либо через отправление письма почтой России с описью и уведомлением о вручении.

    При оформлении дубликата специалист кадрового отдела внесет в нее запись о восстановлении трудового стажа. При этом заново внести получиться только те сведения, которые имеют документальное подтверждение. Иными словами, если у сотрудника нет документов, свидетельствующих о том, что в определенный период времени он работал на том или ином предприятии в такой-то должности, то такую запись на последнем месте работы восстановить не получится.

    Проще всего, если на руках есть заверенная копия трудовой – это облегчит процесс ее восстановления, если же нет, то придется побегать.

    Для полного восстановления стажа нужно будет посетить все те организации и предприятия, где приходилось ранее работать. В них придется взять все необходимые приказы, выписки и справки. Если же это невозможно, например, по той причине, что предприятие закрылось, нужно будет посетить государственный архив того населенного пункта, где оно было зарегистрировано.

    Внимание! Если утрата трудовой книжки произошла по вине работодателя, то все хлопоты и расходы по ее восстановлению он должен взять на себя. Работнику следует только лишь выдать представителю работодателя доверенность на получение необходимых сведений для восстановления трудовой книжки.

    Получаем трудовую книжку при увольнении

    По закону работодатель обязан выдавать трудовую книжку увольняющемуся сотруднику в последний день работы. Для того, чтобы получить трудовую, сотрудник не должен писать никаких заявлений, однако после того, как данный документ ему выдали, он обязан расписаться во внутреннем журнале учета движения трудовых книжек. Далее кадровый специалист вносит соответствующую запись в личную карточку работника и она также заверяется его автографом.

    Если уволившийся сотрудник по каким-либо причинам не может получить трудовую лично, он может отправить за ней своего представителя. Правда, предварительно его следует снабдить доверенностью, заверенной у нотариуса.

    Еще один вариант — попросить работодателя отправить ему трудовую книжку заказным письмом с описью и уведомлением о вручении через почту России по фактическому месту проживания.

    Как получить трудовую книжку без увольнения

    По закону, трудовые книжки в период работы сотрудника на предприятии хранятся в сейфе работодателя, который несет за их наличие, содержание и сохранность полную ответственность. Для временной выдачи трудовой книжки на руки работника у кадровых специалистов нет никаких законных оснований. Поэтому, если работнику по каким-либо причинам все же нужна трудовая, то он может обратиться с письменным заявлением только на выдачу ее заверенной копии.

    В тех редких ситуациях, когда необходим именно оригинал, то можно попросить выдать ее так же в письменной форме с обязательным указанием причины (отлично подойдет необходимость снятия нотариальной копии), датой и подписью с расшифровкой. Не факт, что работодатель пойдет навстречу, но, как говорится, попытка не пытка.

    Работник не возвращает взятую трудовую

    Работодатель может попасть в сложную ситуацию, если сотрудник упросил выдать трудовую и не возвращает ее. Еще неприятнее, когда трудовая выдана на законном основании, например, для оформления пенсии: в ПФР требуется предоставить оригинал ТК РФ в ст. 62 разрешает и даже предписывает такую выдачу. В законодательстве не указано, что делать работодателю и что за это может грозить сотруднику.

    Работодатель не может привлечь нерадивого сотрудника к дисциплинарной ответственности, потому что невозврат трудовой не значится в перечне проступков, за которые она предусмотрена (ст. 21 ТК РФ). Если трудовая была выдана «под честное слово», работодатель может быть наказан органами контроля, так как ответственность за хранение этих документов возлагается на него. Но если выдача была на законном основании, работодатель в отсутствии трудовой на месте не виновен. Чтобы обезопасить себя, следует потребовать у работника объяснительную о причине задержки с возвратом,

    подкрепить ее запросом в ПФР. Если работник потерял трудовую до или после использования при оформлении пенсии, работодатель должен оформить дубликат в течение 15 дней.

    Как получить еще одну трудовую книжку

    Трудовую книжку должен завести первый работодатель, а далее она передается вместе с новым трудоустройством, либо на на других рабочих местах должно быть оформлено совместительство. Но на практике могут сложиться такие ситуации, когда человек после увольнения потерял трудовую книжку и отыскал ее уже после оформления дубликата. Либо он сознательно пошел на сокрытие, чтобы не обнародовать неприятные записи. Теперь в наличии два экземпляра, что, хотя прямо и не разрешено, не запрещается законами РФ. Наказание за это не предусматрвается.

    Однако, если работодатель узнает, что у работника имеется непредоставленная ему трудовая, он вправе будет провести увольнение. Основание – предоставление ложных документов при трудоустройстве.

    Две трудовых книжки работнику ни к чему: когда придет пора обращаться за пенсией либо каким-либо пособием, ему нужно будет предоставить лишь одну, обе одновременно «тянут» на мошенничество.

    Если же вторая трудовая поддельная, это прямой подлог и уголовная ответственность.

    [2]

    Поэтому вторая трудовая работнику в большинстве случаев ни к чему: гораздо целесообразнее следовать законодательству РФ.

    Читайте так же:  Штраф за ношение травматического оружия

    Работодатель отказывается выдавать трудовую: как решить проблему

    Довольно часто случается так, что работодатель и сотрудник расстаются злейшими врагами. В отместку бывший работодатель может наотрез отказаться выдавать неугодному работнику его трудовую книжку.

    Если все возможности договориться с ним путем устных переговоров исчерпаны, то остается одна дорога: идти в суд.

    Но предварительно следует запастись копией письменного заявления, оригинал которого должен быть передан работодателю. В нем следует в произвольной форме попросить бывшего работодателя выдать трудовую книжку и поставить дату. Если через три дня трудовая не будет выдана, то с этим заявлением можно смело отправляться в судебную инстанцию.

    В качестве компенсации в исковом заявлении можно требовать сумму в размере средней заработанной платы за период вынужденного прогула по причине отсутствия трудовой книжки. Как показывает практика, в таких случаях суды идут навстречу сотрудникам и присуждают им материальное возмещение.

    Работник отказывается забирать трудовую: что делать в этом случае

    Бывает так, что сотрудник, которого уволили, не согласен с решением руководства. В качестве протеста он наотрез отказывается забирать трудовую книжку. Или же, к примеру, человек уволился, но забрать трудовую не счел нужным. Что делать руководству предприятия и кадровому специалисту в этом случае? Для таких ситуаций разработан определенный алгоритм действий:

    1. Необходимо отправить по месту прописки бывшего сотрудника уведомления с просьбой забрать трудовую;
    2. Если первый пункт не сработал, можно отправить трудовую книжку по тому же адресу ценным письмом с уведомлением о вручении. Правда, если работник не давал заранее письменного соглашения на такую пересылку, в случае конфликтных или спорных ситуаций он может использовать данный факт против работодателя;
    3. Можно передать трудовую книжку бывшему работнику через его представителя. Однако, последний должен предъявить нотариально заверенную доверенность на получение этого документа.

    Если же работник ни при каких обстоятельствах не желает забирать трудовую, данный факт следует зафиксировать в соответствующем акте письменно и в присутствии свидетелей. В дальнейшем это послужит доказательством того, что работодатель со своей стороны сделал все, что мог для передачи трудовой книжки на руки бывшего сотрудника.

    Как восстановить трудовую книжку

    Заявление на восстановление трудовой книжки

    Ситуации, когда работнику требуется восстановить свою утраченную трудовую книжку, нередки. Перспектива длительного хождения по предыдущим местам работы и архивам может ужаснуть любого. Но так ли все сложно? Как можно восстановить трудовую книжку оптимальным способом? Разберемся, что представляет собой процедура восстановления трудовой книжки и можно ли как-то ее упростить.

    Что говорится в законе о восстановлении трудовой книжки

    Начнем с того, что понятие «восстановление» в отношении трудовой книжки закон не употребляет, оно используется только на практике. Закон применяет термин «дубликат», и порядок его выдачи детально регламентирован.

    Случаям и порядку выдачи дубликата посвящены пункты 31 — 32 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее – Правила), а также пункты 7.1. – 7.2. Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 (ниже по тексту – Инструкция).

    Рассмотрим, как можно восстановить утраченную трудовую книжку.

    Когда может выдаваться дубликат утраченной трудовой книжки

    С трудовыми книжками могут произойти такие неприятности, как:

    • потеря ее самим работником;
    • утрата ее работодателем, у которого она хранилась;
    • ее негодность вследствие механического и тому подобного повреждения (порвалась, обгорела полностью или частично, залита жидкостью и пр.);
    • массовая утрата из-за чрезвычайных происшествий (закон отдельно выделяет такой случай).

    Во всех этих случаях Правила предписывают оформлять дубликат (фактически они регламентируют, как правильно восстановить трудовую книжку).

    Отметим, что если трудоустраивается работник, не имеющий трудовой книжки и утверждающий о ее утрате, ему разрешается завести новую, а не выписывать дубликат.

    Аналогично и в ситуации приема на работу гражданина с поврежденной трудовой книжкой можно оформить дубликат, а можно и завести новую.

    В остальных ситуациях порядок действия работодателя имеет некоторые отличия.

    Как восстановить трудовую книжку, если она утеряна работником

    Преобладают ситуации, когда трудовая утрачена гражданином, уволенным с работы и по этой причине имеющим на руках свой основной документ о трудовой биографии.

    Однако случается, что и в период работы (когда по всем правилам книжка должна храниться у работодателя) она оказалась на руках у работника и была им утеряна.

    Такое возможно, если работник попросил выдать ему трудовую книжку согласно ст. 62 ТК РФ (для представления в органы социального страхования или обеспечения).

    Иных законных возможностей выдачи работающему гражданину его трудовой книжки работодатель не имеет.

    [3]

    Итак, если гражданин сам утратил свою трудовую (потерял, сгорела, ее украли и т.п.), он должен незамедлительно обратиться к своему последнему работодателю с заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки. Работодатель же в течение 15 дней обязан выдать работнику этот документ.

    Если работник прежде не работал нигде, кроме как в данной организации

    Процедура оформления дубликата трудовой книжки детально регламентирована Правилами и Инструкцией, хотя все тонкости осветить там, безусловно, невозможно.

    Разрешение вопроса о том, как восстановить трудовую книжку при утере, зависит от нескольких факторов.

    Самый простой случай – когда работник прежде не имел никаких иных мест работы.

    Тогда записи в трудовой книжке восстанавливаются по документам, имеющимся в отделе кадров организации.

    В дубликат вносятся:

    • надпись «дубликат» в правом верхнем углу первой страницы;
    • сведения о работнике — на основании представленных им паспорта (другого удостоверяющего личность документа – военного билета, водительского удостоверения и т.п.), документов об образовании (аттестата, удостоверения, диплома; в случае неоконченного образования — студенческого билета, зачетной книжки, справки) и профессии/специальности (свидетельство и пр.);
    • сведения о работе, включая постоянные переводы, а также об увольнении – на основании трудового договора и допсоглашений к нему, личной карточки формы Т-2, приказов и других документов. Если документов не сохранилось, вносятся только те сведения, которые подтверждены документально. Никаких иных сведений, кроме указанных в этих документах, вносить нельзя;
    • сведения о награждениях и поощрениях – согласно документам, хранящимся у работодателя (приказам, распоряжениям и пр.).

    При этом конкретного перечня документов, необходимых для восстановления трудовой, закон не устанавливает. Помимо подлинников личных документов гражданина и приказов (распоряжений) работодателя, это могут быть справки, включая архивные, и т.п.

    Заполнение дубликата в целом подчиняется общим правилам внесения записей в трудовые книжки, установленным Инструкцией (разделы 1 — 6).

    Действия работодателя, если работник ранее трудился в иной организации

    Если работник трудоустраивался, имея прежде опыт работы в другом месте, то правила в отношении заполнения дубликата трудовой книжки несколько иные.

    Раздел «Сведения о работе» трудовой книжки заполняется следующим образом.

    Во-первых, сначала вносится информация об общем трудовом стаже в качестве работника за период, предшествующий поступлению в эту организацию, если есть подтверждающие документы.

    Читайте так же:  Не бросайте окурки с балкона объявление

    Причем наименование организации, производящей запись, не вносится.

    Запись может выглядеть так:

    «Общий стаж работы составляет 7 лет 2 месяца 3 дня».

    Во-вторых, после указания наименования текущей организации вносятся записи о работе в ней, включая информацию о постоянных переводах, увольнении (на основании имеющихся в наличии документов — трудового договора, допсоглашений к нему, личной карточки ф. Т-2, приказов и пр.).

    Сведения о награждениях вносятся в соответствующий раздел трудовой книжки также исключительно на основании имеющихся документов (приказов).

    Представленные работником документы из иных организаций, на основании которых вносятся сведения в дубликат, должны быть надлежащим образом заверены.

    Инструкцией установлена обязанность работодателя содействовать работнику в получении подтверждающих стаж его работы документов, в том числе находящихся в предыдущих местах работы гражданина

    Восстановление трудовой книжки при утере ее работодателем или в результате чрезвычайной ситуации

    В случаях, когда вина в утрате трудовой книжки работника лежит на работодателе, он обязан сам восстановить этот документ, не возлагая на работника сбор подтверждающих документов.

    Порядок действий по оформлению дубликата общий.

    Но от работника тут не требуется написания заявления об оформлении дубликата утраченной трудовой книжки.

    Как восстановить трудовую книжку, если ликвидировано предприятие (организация), где прежде трудился работник

    Это, пожалуй, самая сложная ситуация, ведь при ней придется искать правопреемника ликвидированного юридического лица либо ходить по различным архивам в поиске документов.

    Итогом этого должны стать либо документы-первоисточники (их заверенные копии), упоминавшиеся выше, либо архивные справки.

    Запрос в архив оформляется в виде заявления в свободной форме на имя директора. Там должны быть указаны следующие данные:

    • ФИО заявителя;
    • интересующий период;
    • суть запроса и цель, для которой запрашивается информация;
    • контактные данные заявителя (адрес и телефон).

    Единого утвержденного образца архивной справки для восстановления трудовой книжки не существует.

    Скачать образец архивной справки для восстановления трудовой книжки

    Разумеется, только надлежаще заверенная подписью и печатью организации справка будет являться основанием для внесения соответствующей записи в дубликат трудовой книжки.

    Возможно ли восстановить трудовую книжку по ее копии

    Часто на практике возникает вопрос, можно ли и как восстановить трудовую книжку, если есть ее ксерокопия.

    Из Правил и Инструкции однозначно следует, что ксерокопия, пусть даже она заверена подписью должностного лица и печатью работодателя, не может являться основанием для заполнения дубликата, поскольку не обладает должной юридической силой.

    [1]

    Но польза от такой копии трудовой, безусловно, может быть: в процессе восстановления не будут пропущены прежние места работы и должности гражданина, и по отраженным в ксерокопии реквизитам приказов (распоряжений) их будет проще отыскать.

    Как восстановить трудовую книжку через Пенсионный фонд РФ

    Строго говоря, ПФ РФ в восстановлении утраченной трудовой книжки участия не принимает, он может лишь подтвердить уплату пенсионных взносов работником, а также его трудовой (ныне страховой) стаж. А это косвенно подтверждает факт его работы в определенный период у конкретного работодателя, но не более.

    Иными сведениями, необходимыми для заполнения дубликата (о должности, на которую принимался работник, переводе на другую постоянную работу, дате и основании увольнения, сведениях о награждениях, наконец, приказах, послуживших основанием для внесения записей в трудовую книжку), ПФ не обладает. Следовательно, справок — оснований для записей в дубликат трудовой книжки ПФ РФ выдавать не может.

    Тем не менее наличие в Пенсионном Фонде информация о страховом стаже работника делает в некоторых случаях нецелесообразным само восстановление трудовой книжки после ее утери.

    Речь идет о ситуациях, когда работник начал свою трудовую деятельность после 2002 года (именно тогда началась регистрация граждан в качестве застрахованного лица в системе обязательного пенсионного страхования), до этого времени факт работы подтверждался только записями в трудовых книжках, трудовыми договорами и др. бумажными документами.

    В подобных случаях не возникает проблем с тем, как восстановить страховой стаж при утере трудовой книжки.

    Однако не стоит забывать, что записи в трудовой книжке имеют значение не столько для социального страхования или пенсионного обеспечения в далеком будущем, но и для подтверждения опыта работы по конкретной специальности (профессии) при трудоустройстве в данный момент. Поэтому трудовые книжки восстанавливают и довольно молодые работники, имеющие важную для их карьеры информацию в этом утраченном документе.

    Заявление на восстановление трудовой книжки

    Такое заявление работника имеет первостепенное значение для старта оформления дубликата: им работодатель одновременно извещается об утере трудовой книжки и необходимости в 15-днев ный срок подготовить фактически новую трудовую книжку работника.

    Скачать образец заявления об оформлении дубликата трудовой книжки взамен утерянной

    Как завести трудовую книжку?

    Трудовая книжка – это основной документ о трудовой деятельности и стаже всех работающих граждан на территории Российской Федерации. Обязанность и порядок оформления этого документа строго регламентированы нормами трудового законодательства, носящими императивный характер. Настоящая статья посвящена гражданам, которые трудоустроились к своему первому работодателю или только собираются трудоустроиться и задаются вопросом, как получить трудовую книжку впервые.

    Трудовая книжка

    Трудовой кодекс Российской Федерации обязывает все организации, а также индивидуальных предпринимателей, которые используют наемный труд работников, к ведению учета трудовой деятельности и стажа всех сотрудников, трудящихся у них на основной работе по найму более 5 дней. Документом такого учета является трудовая книжка.

    Форма и порядок составления трудовых книжек утверждены в двух нормативных правовых актах:

    • в Правилах от 16 апреля 2003 года (далее – Правила);
    • в Инструкции от 10 октября 2003 года (далее – Инструкция).

    Как завести трудовую книжку

    На основании пункта 8 Правил работодатель обязан произвести оформление трудовой книжки вновь принятому работнику до истечения одной недели с даты его трудоустройства. Этот документ оформляется кадровой службой предприятия (при наличии) в присутствии работника.

    Обращаем внимание на то, что на оформление трудовой книжки впервые заявление не требуется. Образец бланка трудовой книжки предусмотрен Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 22 декабря 2003 года N 117н (далее – Порядок).

    Видео (кликните для воспроизведения).

    Как следует из пунктов 42, 44 Правил, необходимость наличия должного количества бланков трудовой книжки возложена на работодателей. Трудовые книжки хранятся работодателем как документы строгой отчетности, а их выдача производится по заявке от кадровой службы.

    Трудовым кодексом РФ предусмотрен ряд случаев, когда от вновь принятого работника может понадобиться заявление об отсутствии трудовой книжки (образец можно посмотреть здесь). Среди них утрата этого документа, повреждение или иные причины, по которым трудовая книжка отсутствует (статья 65 ТК РФ). В соответствующем заявлении работник должен указать, что именно явилось причиной такого отсутствия.

    Роструд в Письме от 30 апреля 2004 года разъяснил порядок действий работодателя в такой ситуации. При получении указанного заявления от работника ему надлежит оформить трудовую книжку с занесением в нее всех необходимых сведений о трудовой деятельности и стаже работника до момента трудоустройства к данному работодателю. Такие сведения работнику необходимо подтвердить документально. Общий стаж трудовой деятельности суммируется без уточнения лиц, времени работы и занимаемых за это время должностей.

    Работнику важно знать, что оформление для него трудовой книжки бесплатным не является.

    Читайте так же:  Когда выйду на пенсию 1967 года рождения

    На основании пункта 47 Порядка (по общему правилу) выдача этого документа сопровождается возмещением со стороны работника соответствующих затрат работодателя на приобретение бланка трудовой книжки.

    Если же работник утратил трудовую книжку в период работы у данного работодателя, он обязан сообщить ему об этом путем подачи соответствующего заявления. В этом случае работнику выдается дубликат трудовой книжки (пункты 31, 32 Правил).

    Порядок оформления дубликата подробным образом описан в пункте 7.2 Инструкции.

    Работник самостоятельно приобрел бланк трудовой книжки: вправе ли работодатель заполнять трудовую книжку в данной ситуации?

    Работник самостоятельно приобрел бланк трудовой книжки. Вправе ли работодатель заполнять трудовую книжку в данной ситуации?

    Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

    Работодатель не вправе заполнять бланк трудовой книжки, приобретенный самим работником.

    Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (часть первая ст. 66 ТК РФ). В соответствии с частью первой ст. 65 ТК РФ трудовая книжка входит в перечень документов, которые лицо, поступающее на работу, должно предъявить работодателю. Согласно части третьей ст. 66 ТК РФ работодатель должен вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной.

    Порядок ведения трудовых книжек, их заполнения регламентирован Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее — Правила), а также Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 (далее — Инструкция).

    Согласно п. 46 Правил изготовление бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и обеспечение ими работодателей на платной основе осуществляются в порядке, утверждаемом Минфином РФ. Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку (далее — Порядок) утвержден приказом Минфина РФ от 22.12.2003 N 117н.

    Работодатель вправе использовать бланки трудовой книжки, которые получены только по правилам, установленным Порядком, в соответствии с которым бланки трудовой книжки приобретаются именно работодателем, а не работником. Такой вывод следует из содержания пунктов 2-5 Порядка.

    В соответствии с п. 40 Правил с целью учета бланков трудовой книжки и вкладыша в нее работодатель должен вести приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. В приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки, с указанием серии и номера каждого бланка (п. 41 Правил). Согласно п. 42 Правил бланки трудовой книжки хранятся в организации как документы строгой отчетности. А п. 44 Правил установлено, что работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки. Форма приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее утверждена Инструкцией. Эта форма имеет графу, в которой необходимо указать, от кого получен бланк трудовой книжки.

    Поскольку работодатель вправе приобретать бланки трудовой книжки только на основании договора, заключенного с изготовителями или распространителями, получение бланка трудовой книжки от работника и указание в приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, что бланк трудовой книжки получен от работника, будет являться нарушением трудового законодательства. Кроме того, велика вероятность того, что приобретенный работником бланк трудовой книжки является поддельным.

    Таким образом, мы полагаем, что работодатель не вправе вносить сведения в новую трудовую книжку, бланк которой предоставил сам работник.

    Ответ подготовил:
    Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
    Мазухина Анна

    Ответ прошел контроль качества

    15 сентября 2014 г.

    Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

    Как завести сотруднику трудовую книжку

    Все чаще наблюдаются случаи, когда соискатели предпочитают обходиться без документа, в который будут занесены все сведения о профессиональной деятельности. То есть оформляться на работу «неофициально». И напрасно. Данный документ является гарантией вашей будущей пенсии. Посему следует заранее побеспокоиться об этом. К тому же о том, как завести трудовую книжку, должен заботиться не работник, а работодатель.

    Правила оформления этого документа описаны в инструкции Министерства труда России. Поэтому как работнику, так и работодателю придется потратить часть свободного времени на ее изучение. Так вы только выиграете, будучи уже подкованным в этом деле. Оформление документа выполняется только для работников организации, которые осуществляют трудовую деятельность более одной рабочей недели

    Многие рабочие очень часто задаются вопросом относительно того, как правильнее поступить: завести трудовую книжку в новом варианте либо оставить старую? Ответ в этом случае следующий: необходимости в смене старого документа нет.

    Если сотрудник первый раз имеет опыт трудоустройства, тогда трудовая книжка оформляется строго при нем. За нее придется заплатить сумму, равную цене бланка документа. Оплата либо вносится в кассу предприятия, либо удерживается из будущей зарплаты.

    Порядок оформления трудовой книжки

    Документ, содержащий сведения о трудовом стаже, состоит из трех основных частей:

    • титульного листа>
    • сведений о работе>
    • сведений о награждениях.

    Титульный лист

    Содержит в себе такую информацию о сотруднике, как:

    • ФИО>
    • дата рождения>
    • наличие образования, профессии, специальности.

    Все перечисленные сведения заносятся в соответствии с записями, имеющимися в паспорте работника либо ином документе, подтверждающем его личность. Чаще всего это военный билет гражданина либо документы, к примеру, аттестат, содержащие достоверную информацию об образовании. В самом низу того же титульного листа обязательно необходимо поставить дату внесения всех записей.

    Все эти правила четко прописаны в инструкции Министерства труда России. Вы сможете найти в ней ответы на все возникающие вопросы о том, как впервые завести трудовую книжку.

    После того, как все сведения занесены, следует все тщательно просмотреть и проверить на предмет ошибок и недочетов, только тогда расписываться и ставить печати.

    Сведения о работе

    Этот довольно большой раздел состоит уже из четырех пунктов, или граф:

    1. графа, носящая название «номер записи»>
    2. дата>
    3. графа, в которую вносятся сведения, связанные с приемом, переводом и прочими перемещениями>
    4. графа, содержащая в себе информацию о документах, послуживших основанием для внесения записи.

    Что касается первой графы, то в ней отмечается номер внесенной по порядку записи, во второй – та дата, когда соискателя взяли на работу.

    При приеме сотрудника на работу руководитель должен в третью графу вписать полное название организации и, если имеется, сокращенное. Здесь же следует отметить и то, на какую должность принят работник, по какой специальности, профессии и обязательно с учетом квалификации. Все соответствующие документы работник перед тем, как завести новую трудовую книжку, обязан предоставить в оригиналах.

    В случае перевода или увольнения запись вносится в третью графу исключительно на основании изданного работодателем приказа или распоряжения. Дату и номер соответствующего документа необходимо отмечать в четвертой графе.

    Все записи следует вносить только в полной форме, без каких-либо сокращений.

    Читайте так же:  Нужно ли регистрировать бсо в налоговой

    На тот случай, если сотрудник увольняется по собственному желанию или в связи с сокращением, соответствующую запись необходимо вносить в тот же день, но не позже. В иных ситуациях информация в трудовой книжке отмечается после издания работодателем приказа и на протяжении всей первой рабочей недели.

    К сожалению, бывает и такое, когда работник уходит из жизни. Тогда руководитель должен внести в документ о профессиональной деятельности все сведения о расторжении трудового договора с бывшим сотрудником. А все документы, в том числе и трудовую книжку, следует передать родственникам либо по их желанию отправить почтой, но исключительно под расписку.

    Награды и отличия

    Последним пунктом являются правила внесения сведений о возможных награждениях сотрудника. В этом разделе руководитель либо иное лицо, которое является доверенным, к примеру, кадровик, должны отмечать все виды наград. К ним относятся и государственные. Сюда же относятся и почетные грамоты, и особенные премии, поощрения, но только если таковые предусмотрены.

    Запомните, что при постоянных выплатах премии, которые положены согласно условиям трудового договора, нет необходимости каждый раз отмечать это в документе. Также не отражается информация, связанная и с разного рода взысканиями. Исключением является лишь сокращение работника.

    Как не допустить ошибок

    Главное, что следует понять и запомнить работнику и работодателю в равной степени: трудовая книжка является своего рода зеркалом всего профессионально наработанного стажа, и подсчет его осуществляется на основании указанных дат.

    Иногда работодатели сталкиваются с тем, что соискатель не может предоставить трудовую. Руководитель в этом случае не знает, что ему делать дальше. На вопрос: заводим ли новую трудовую книжку на нового сотрудника, можно ответить двояко:

    1. Если у соискателя трудовая утеряна, а справок с предыдущих мест работы он предоставить не может, то заводят новую трудовую, как будто он устраивается в первый раз.
    2. Если соискатель может предоставить документы о предыдущих местах работы, то дубликат утерянной трудовой ему должны выдать на самом последнем месте, и ваша организация не имеет к этому отношения.

    Если сотрудник впервые принят на работу, оформление трудовой книжки также необходимо. К тому же если прием был осуществлен на основании совместительства, руководитель имеет право внести соответствующую информацию, но только при наличии справки из основного места работы.

    Работодатель должен помнить о том, что любые нарушения трудового законодательства чреваты наложением административного штрафа. Не стоит недооценивать работу подобных органов. Размер штрафа может быть разным, все зависит от степени и вида нарушения. Вот примеры:

    • наложение штрафа на лица, занимающие определенную должность, которые ранее были подвержены наказанию за подобные действия, противоречащие закону>
    • помимо штрафа, инспектор имеет право запретить осуществление любой трудовой деятельности на срок до 90 дней>
    • наложение штрафа, но уже не на отдельного сотрудника, а на всю фирму, – размер такого штрафа колеблется от трех сотен до пяти сотен минимальной суммы заработной платы.

    Заполнение трудовой книжки осуществляется исключительно на русском языке, если трудоустройство происходит в России. Если же прием сотрудника совершается на территории той республики, которая входит в состав Российской Федерации, то происходит оформление на русском и языке данной автономной республики.

    Каждый раз, когда руководитель или уполномоченное лицо вносят сведения в документ о приеме на работу, увольнении или переводе, обязательно об этом следует известить работника под подпись, и только после этого отметить все в личной карте.

    Работодателю необходимо знать, в каком случае нужно завести новую трудовую книжку для нового сотрудника. Требовать от работника, который впервые устраивается на работу, бланк документа о профессиональной деятельности категорически запрещено. Ведь эти бланки подлежат строгой отчетности.

    После надлежащего оформления трудовой книжки будущий сотрудник обязан изучить и проверить все записи, и только после этого подписывать документы. В заключение необходимо осуществить регистрацию трудовой книжки в специальной книге по учету движения трудовых книжек.

    Как завести трудовую книжку

    Как получить трудовую книжку впервые

    Если возник вопрос, где завести трудовую книжку, мы рекомендуем устроиться на работу. При первом трудоустройстве работодатель обязан оформить сотруднику этот документ при его фактическом отсутствии. Для этого необходимо обратиться к работодателю с заявлением, в котором указать причину отсутствия документа – «не работал ранее».

    Не все знают, с какого возраста можно завести трудовую книжку. Она оформляется с момента, когда гражданин начинает официально работать. Чаще всего на работу принимаются люди, достигшие возраста 16 лет. Но, согласно статье 63 ТК РФ, трудоустроиться вправе дети младше этого возраста. Правда, для этого придется получить разрешение родителей подростка и органов опеки.

    Вторая трудовая книжка

    Вопрос, как завести вторую трудовую книжку, встает перед гражданином, когда он:

    • решил скрыть от работодателя неприятные факты из своей предыдущей профессиональной деятельности;
    • пытается сменить профессию;
    • потерял первый бланк и не хочет тратить время на его поиски;
    • пытается устроиться на две работы одновременно.

    Единственно законный способ завести второй бланк — это написать заявление работодателю об утрате первого экземпляра.

    Если утерянный документ впоследствии найдется, его придется принять и продолжить ведение. Второй экземпляр необходимо уничтожить.

    Если слова о пропаже окажутся ложью, работодатель вправе уволить такого работника за предоставление заведомо ложной информации и сокрытие документов. Так что перед тем, как задуматься: «Могу ли я завести вторую трудовую книжку?», имеет смысл узнать про ответственность за принятое решение.

    Ответственность

    Что будет, если завести вторую трудовую книжку? Вот несколько вариантов.

    Гражданина, предоставившего заведомо ложные сведения при приеме на работу, работодатель вправе уволить на основании пункта 11 статьи 81 ТК РФ.

    Так как налоговые вычеты производятся по одному месту работы, стоит знать, что в случае, если человек работает где-то еще, второй по времени работодатель вправе взыскать сумму налогового вычета с такого работника в судебном порядке.

    При оформлении пенсии ПФР не примет второй документ о стаже человека.

    С гражданина в принудительном порядке взыщут компенсационные выплаты, которые он получил по больничному листу, потому что пособие по временной нетрудоспособности разрешено получать только по одному месту работы. Попытки получить пособие в двух местах сразу расценивается как незаконное обогащение.

    Нарушителю грозит уголовная ответственность по статьям 159 и 327 УК РФ. Конечно, второй бланк назвать фиктивным трудно, если в него по всем правилам вносились записи сотрудниками отдела кадров. Но то, что он является вторым документом, действующим в роли первого, незаконно.

    Трудовая книжка

    Цели ведения трудовой книжки

    В соответствии со статьей 65 Трудового Кодекса РФ в настоящее время трудовая книжка используется в следующих ситуациях:

    1. Для ведения непрерывной трудовой биографии работника.
    2. Для подтверждения стажа при оформлении пенсии.

    Кроме этого, ч асто работодатели проверяют записи трудовой книжки, выясняя причины увольнения с предыдущих мест работы и факты трудовой истории работника

    В трудовых спорах копия с трудовой книжки так же может помочь работнику оспорить основания своего увольнения

    Отменят ли трудовые книжки?

    Несмотря на то, что есть определенные предпосылки для отмены института трудовых книжек в России, в ближайшее время рассчитывать на это не стоит.

    Читайте так же:  Кредитный юрист помощь должникам отзывы

    Долгое время трудовой стаж для оформления и расчета пенсии определялся именно при помощи трудовых книжек. Но уже давно учет трудового стажа в России ведет Пенсионный Фонд по данным персонифицированного учета. Кроме того, практика других стран, включая наших ближайших соседей, например, Казахстана, показывает, что можно решать вопросы и без трудовых книжек.

    Один из аргументов против отмены — неготовность Пенсионного фонда менять привычные процедуры. Второй аргумент, на который ссылаются уже сами работодатели, состоит в том, что трудовая книжка содержит всю историю о деятельности работника, причинах увольнений, поощрениях. При отсутствии такой истории работодателям сложно получить информацию о том, насколько надежен принимаемый на работу сотрудник и не скрывает ли он неблагоприятные факты своей прошлой биографии. Однако не секрет, конечно же, что в ряде случаев увольнение по инициативе работодателя далеко не всегда отражается в трудовой книжке, — нередко встречается, что работник с работодателем договариваются «не портить» трудовую книжку, подменяя реальные причины увольнения другими основаниями.

    Еще один аргумент — сбои в работе системы персонифицированного учета в Пенсионном Фонде и недостаточность данных. Например, некоторые профессии и производства дают основания для досрочного выхода на пенсию и требуют подтверждения специального стажа. Только данные персонифицированного учета такого подтверждения дать не могут. Однако, справедливости ради, стоит сказать, что и трудовой книжки для этих целей Пенсионному фонду недостаточно. Как правило, требуется собрать внушительный пакет дополнительных документов.

    Говорить об отмене трудовых книжек пока не приходится, хотя со временем вводятся послабления для отдельных категорий работников или организаций.

    Например, принимая на работу дистанционных работников (в соответствии с главой 49.1 Трудового Кодекса РФ, работодатель может не вносить записи в трудовую книжку.

    Трудовые книжки не заполняются в случаях, когда работодателем выступает физическое лицо, при этом не являющееся индивидуальным предпринимателем. Работники нанимаются, например, для помощи с ведением личного хозяйства. Такая практика у нас не очень распространена, но случается.

    В Госдуме длительное время рассматривался законопроект (проект Федерального закона N 1050405-6), который позволял бы организациям, имеющим статус микропредприятий, либо вообще не вносить в трудовые книжки записи о работе нанятых сотрудников, либо вносить, но возвращать трудовые книжки на хранение самим работникам. Однако из текста Федерального Закона от 03.07.2016 № 348-ФЗ «О внесении изменения в Трудовой кодекс Российской Федерации в части особенностей регулирования труда лиц, работающих у работодателей — субъектов малого предпринимательства, которые отнесены к микропредприятиям» положения о трудовых книжкам были изъяты.

    Порядок ведения трудовой книжки

    Трудовая книжка является бланком строгой отчетности со многими степенями защиты, изготавливаемым Объединением ГОЗНАК. Завести трудовую книжку может только работодатель при первичном трудоустройстве сотрудника. Порядок, как именно организация может приобрести трудовую книжку, описан в приказе Минфина от 22.12.2003 года №117н. Правила, что и как вносить в книжку, детально определены еще двумя важными документами:

    При заведении трудовой книжки сотруднику титульная страница заполняется, по возможности, в присутствии сотрудника; там же работник ставит свою подпись, подтверждая правильность внесенной информации.

    При приеме нового сотрудника на работу учитывайте следующие моменты.

    • Проверьте наличие трудовой книжки у работника, если это не первое место его работы.
    • Убедитесь, что в трудовой книжке проставлена запись об увольнении сотрудника с предыдущего места работы. Если сотрудник не уволен с прежней работы, принять его по основному месту на новую работу нельзя.
    • При приеме на работу совместителя трудовая книжка не требуется.

    В трудовые книжки вносятся записи, которые идентифицируют сотрудника и так или иначе влияют на расчет его трудового стажа, а именно:

    • Информация о работнике (ФИО, дата рождения, образование);
    • Выполняемая работа
    • Перевод на другую постоянную работу;
    • Награждения, поощрения;
    • Несение воинской службы;
    • Увольнение и прекращение трудового договора;
    • Работа по совместительству (при желании).

    Помните, что для внесения или исправления каждой записи в трудовой книжке должно быть обязательно документальное обоснование: паспорт, диплом, приказ и так далее.

    Следует очень внимательно делать записи в трудовой книжке, так как ошибки или неточности могут послужить основанием для Пенсионного фонда признать запись недействительной, а, следовательно, исключить этот период из трудового стажа.

    В свою очередь часто возникают ситуации, когда необходимо вносить изменения или исправления в трудовую книжку, важно понимать, какие исправления допустимы, а какие нет, какие основания для исправлений и как правильно вносить все изменения.

    Утеря и восстановление трудовой книжки

    Если трудовой книжки у сотрудника нет (потерял или испортил), и никаких справок, подтверждающих предыдущий опыт нет, то сотрудник должен написать заявление в свободной форме с указанием причин, почему документ отсутствует, и работодатель обязан оформить новую трудовую книжку.

    Если сотрудник хочет восстановить утерянную книжку, то ему необходимо обращаться за дубликатом к работодателю по последнему месту работы. В течение 15 дней дубликат должен быть оформлен. Если бывший работодатель ликвидирован, сотрудник может оформить дубликат и через нового работодателя, но надо понимать, что такой обязанности у компании нет. Для подтверждения своего трудового стажа сотрудник должен предоставить заверенные копии приказов, которые послужат основанием для внесения записей. Стоит обратить внимание, что работодатель может потребовать от работника возмещения стоимости приобретения трудовой книжки (в соответствии с п. 47 постановления Правительства «О трудовых книжках»). Как правило, сотрудника просят написать заявление об удержании этой суммы из заработной платы. Вместе с тем, организация может не требовать с сотрудников оплаты бланков трудовых книжек и вкладышей, если указать соответствующее условия в локально-нормативном акте.

    Выдача трудовой книжки на руки

    Видео (кликните для воспроизведения).

    Несмотря на то, что документ оформлен на имя сотрудника, как только он устраивается на работу в компанию, трудовая книжка будет ему недоступна. Работодатель имеет право выдать книжку сотруднику на руки только для предъявления в Пенсионном фонде при оформлении пенсии. Во всех других случаях сотрудник может получить только ее заверенную копию. Обратите внимание, что для фиксирования выдачи трудовых книжек работающим сотрудникам и ее возврата желательно завести отдельный журнал, поскольку использовать для этих целей книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ней невозможно из-за отсутствия в ней нужных граф.

    Во многих случаях трудовая книжка окажется вам полезной или необходимой.

    Источники


    1. Ильин, В.А. История и методология физики. Учебник для магистратуры / В.А. Ильин. — М.: Юрайт, 2016. — 800 c.

    2. Павлов, Н. Е. Долг свидетеля / Н.Е. Павлов. — М.: Советская Россия, 2016. — 144 c.

    3. Общая теория государства и права. Академический курс в 3 томах. Том 3. — М.: Зерцало-М, 2001. — 528 c.
    4. Радько, Т. Н. Проблемы теории государства и права. Учебник / Т.Н. Радько. — Москва: СИНТЕГ, 2016. — 608 c.
    5. Зайков, Д.Е.; Звягинцев, М.Г. 100 распространенных вопросов по оформлению земли; Издательский дом Ра’, 2011. — 192 c.
    Как завести сотруднику трудовую книжку
    Оценка 5 проголосовавших: 1

    ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

    Please enter your comment!
    Please enter your name here