Какой печатью нужно заверять копию трудовой книжки

Самая важная информация и ответы на вопросы в статье: "Какой печатью нужно заверять копию трудовой книжки". Актуальность данных для 2020 года вы можете уточнить у дежурного консультанта.

Как по новому ГОСТу заверить копию трудовой, если она хранится в сейфе? Ответ из Роструда

Представители Роструда разъяснили особенности заверения копий трудовых книжек по новому ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Этот документ требует, чтобы помимо записи «Копия верна» ответственное лицо указало место, где хранится подлинник. В частности, необходимо указывать номер дела и год.

Однако если трудовые книжки хранятся не в номенклатурном деле, а в сейфе, то, по мнению экспертов Роструда, в формулировке достаточно указать только место хранения оригинала трудовой книжки без указания номера дела и года. Вот конкретный пример записи, которую должен сделать кадровый работник в этом случае:

Верно
Подлинник документа находится в сейфе отдела кадров ООО «Организация».
Инспектор по кадрам подпись Иванова И.И.
02.07.2018

Почему это важно?

Хотя вступление в силу нового ГОСТа в делопроизводстве перенесли на год (официально он должен вступить с 1 июля 2018 года), некоторые организации уже перешли на его требования. Поэтому разъяснения экспертов Роструда им помогут не допустить ошибок и правильно заверить копии трудовых книжек работников.

Как заверить копию трудовой книжки в 2019 году

Копия трудовой книжки: срок и порядок выдачи

Ст. 62 ТК РФ говорит, что выдать работнику документы (их копии), связанные с работой, работодатель должен в течение трех рабочих дней со дня получения от него соответствующего заявления. Копии должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно. Это касается и копий трудовых книжек (см. также п. 7 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

[2]

Если работодатель затягивает с выдачей или вообще отказывается выдавать документы, он нарушает трудовое законодательство. А за это ст. 5.27 КоАП РФ предусмотрена ответственность. За первичное нарушение это будет:

  • для должностного лица — предупреждение или штраф 1000–5000 руб.;
  • организации — штраф 30 000–50 000 руб.;
  • ИП — штраф 1000–5000 руб.

Если нарушение повторится, суммы возрастут:

  • для должностного лица — штраф 10 000–20 000 руб. или дисквалификация на срок от года до трех;
  • организации — штраф 50 000–70 000 руб.;
  • ИП — штраф 10 000–20 000 руб.

Заверенная копия трудовой книжки по новому ГОСТу

Так что же значит указанное в ст. 62 ТК РФ «копии должны быть заверены надлежащим образом»? Рассказываем.

Копия — это экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника. А заверенная копия — это копия, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость (подп. 23, 25 п. 3.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013, утв. приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст).

Это значит, что вам нужно сделать копию с каждой заполненной страницы трудовой и проставить заверительные надписи.
С 01.07.2018 порядок оформления таких надписей, в т. ч. на копиях трудовых книжек, установлен новым нацстандартом «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (ГОСТ Р 7.0.97-2016, утв. приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст в ред. от 14.05.2018). Согласно этому стандарту правильная заверительная надпись при выдаче копии документа для представления в другую организацию должна выглядеть так (она может быть рукописной, а может быть в виде штампа):

Подлинник документа находится в ООО «ХХХ» в деле № Х за ХХХХ год.

Должность Подпись Расшифровка

Но для копии трудовой книжки будут три дополнительных нюанса:

  1. Это многостраничная копия. Поэтому заверительную надпись нужно делать на каждой странице.
  2. На последней странице обязательно нужно написать «Работает по настоящее время» и указать дату выдачи копии. Как правильно делать эту надпись, смотрите на нашем образце.
  3. Оригинал трудовой книжки хранится не в деле, а, как правило, в сейфе работодателя, поэтому указать номер дела не получится. Это не страшно — запись о месте хранения подлинника можно видоизменить. Например, так: «Подлинник документа находится в сейфе отдела кадров ООО «ХХХ»».

Сколько действительна копия трудовой книжки

Закон срок годности копий документов не регламентирует. Однако нужно иметь в виду, что копия трудовой книжки может строго соответствовать подлиннику только на момент ее оформления. Это документ, который в любое время может быть дополнен новой записью (о переводе, например). И тогда копия уже не будет актуальной. Если к этому моменту потребность работника в копии еще не удовлетворена, придется делать новый вариант.

Кроме того, срок действия копии трудовой книжки может быть установлен той организацией, куда ее будут представлять. Например, банки для кредита берут копии не старше одного месяца.

Образец выписки из трудовой книжки вы найдете здесь.

Как заверяется копия трудовой книжки: порядок по ГОСТу и частые ошибки

Без заявления — никаких документов

Прежде чем рассказать про то, как заверяется копия трудовой книжки, напомним, что сама трудовая книжка является собственностью трудящегося. Но она временно находится у работодателя, чтобы тот заносил в документ все необходимые сведения о профессиональной деятельности гражданина.

Чтобы получить на руки трудовую книжку, выписку из нее или копию, согласно статье 62 ТК РФ, человеку надо не просто попросить о подготовке документа сотрудника отдела кадров, он должен обратиться к начальству в письменном виде. Ниже представлен образец заявления на выдачу копии. Его форма на законодательном уровне не установлена, поэтому обращение можно составить произвольно, но с учетом требований к кадровой документации (кому и от кого написано, причина и основания для обращения, дата и личная подпись заявителя). Заявление может быть составлено от руки или с помощью компьютера, как показывает образец. В последнем случае важно, чтобы обращение было подписано лично заявителем.

Читайте так же:  Как получить дубликат чека из терминала

Образец заявления о выдаче копии трудовой книжки


Отметим, что локальными нормативными актами компании может быть установлена и иная форма обращения за трудовой. В таком случае соответствующий бланк выдается работнику, который заполняет его по предусмотренным правилам.

Очень важный момент: причины для обращения за копией могут быть разными — для получения кредита в банке, оформления загранпаспорта, предоставления данных о стаже в Пенсионный фонд, пр. Но в заявлении трудящийся не обязан отвечать на вопрос, для чего она ему понадобилась. Это не предусмотрено законодательством. Поэтому если в разработанных на предприятии формах заявления требуется указать, в связи с чем понадобилось заверить документы, связанные с работой, инспекторы ГИТ могут расценить это как нарушение законодательных норм.

Кадровикам также следует помнить, что рассмотреть обращение работника за копией трудовой книжки или иных документов необходимо в трехдневный срок. Причем не только рассмотреть, но и успеть правильно подготовить запрашиваемые выписки. Все они предоставляются бесплатно. Учтите, что отказаться предоставить копию работодатель не может, это противоречит ТК РФ.

Образец: как правильно заверить копию трудовой книжки

Копия, выданная по запросу работника, в нашем случае — это официальная бумага. Поэтому она должна соответствовать определенным требованиям. Разберем их подробно, чтобы узнать, как правильно заверить трудовую книжку.

Обращаем внимание, что все вышеперечисленные требования описаны в ГОСТе, который является добровольным. Поэтому у банков, ПФР и иных организаций могут быть собственные требования к заверениям документов. Их следует уточнить заранее.

Образец: как заверить трудовую книжку по действующему ГОСТу

Частые ошибки

Если кадровик неверно удостоверит копию трудовой книжки, работник принесет ее назад и придется все переделывать. Чтобы этого не случилось, можно распечатать и держать под рукой образец копии трудовой книжки, заверенной работодателем.

На какие ошибки специалисты часто не обращают внимания?

  • Из-за оттиска печати скрыта часть текста, что мешает получателю документа разобраться в записях. Правильно поставить печать так, чтобы она не мешала.
  • Сама печать износилась, сложно разобрать, какой организации она принадлежит.
  • Нет подписей, должности или иных сведений и лице, которое заверило копию трудовой книжки. Либо этот сотрудник не уполномочен совершать такие действия.
  • При внесении записей допущены ошибки и внесены исправления. Любые помарки недопустимы, из-за них документ могут признать недействительной и вернуть человеку. Если при заверении закралась ошибка, лист нужно заново отсканировать, распечатать, внести верные сведения.
  • Не все листы заверены. Такое допустимо только в случае, если все листы копии прошиты, пронумерованы и опломбированы.

Внимательно изучите образец, как заверить копию трудовой книжки и запомните предложенную инструкцию. Она понадобится еще не раз, поскольку аналогичным образом подтверждается подлинность и иных документов, касающихся профессиональной деятельности трудящихся.

Где еще можно получить заверенную копию трудовой книжки

До сих пор мы рассматривали ситуацию, когда человек работает, и его трудовая книжка находится у работодателя – в отделе кадров или бухгалтерии, если она занимается кадровой документацией. Но если гражданин безработный, трудовая книжка у него на руках, и ему нужна заверенная копия, он должен обратиться к нотариусу. Дополнительно нужно прихватить паспорт. В нотариальной конторе можно заверить копию трудовой и работающему человеку. Для этого он просит у работодателя документ под расписку, а затем возвращает его.

Нотариус копирует необходимые страницы (обычно это только заполненные листы), проставляет на них печать, дату и подписывает.

Но учтите, что нотариус может делать копии только с оригинала трудовой книжки. Если работник заранее сделает копии и принесет их, бумаги не примут. Потому что юрист перед копированием проверяет все записи и только потом может заверить трудовую книжку. Кстати, если нотариус найдет ошибки или неточности в записях, он предложит человеку сначала их исправить у работодателя, а потом уже сделает заверенную копию.

Услуги нотариуса всегда платные. Стоимость лучше уточнить в конкретной нотариальной конторе.

Сколько действует копия

На законодательном уровне нигде не заявлено, в течение какого срока можно предъявлять заверенную работодателем или нотариусом копию трудовой книжки. Но в кредитных учреждениях, ПФР и иных организациях могут быть определенные требования. Обычно «срок годности» документа – не более 30 дней. При обращении за крупными суммами могут потребовать копию, подготовленную в течение 3–14 дней.

Обратите внимание, если в трудовой книжке появилась новая запись, то скопированный экземляр, сделанный ранее, уже не считается действительным. Его надо переделывать.

Как заверить копию трудовой книжки

В практике каждого сотрудника кадровой службы возникает ситуация, когда работнику организации необходимо выдать заверенную копию документа. Как это правильно сделать?

Заверенная копия документа – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость (п. 3.1 Национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»).

Согласно ст. 62 Трудового кодекса РФ копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику в течение трех рабочих дней со дня подачи письменного заявления. К таким документам относятся копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах обязательного пенсионного страхования, о периоде работы у данного работодателя и др.

Трудности с заверением копии приказов возникают редко, так как требования к оформлению организационно-распорядительных документов подробно изложены в ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (далее – ГОСТ Р 6.30-2003). В описании реквизита «Отметка о заверении копии» (п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003) говорится, что при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения. Например:

1. Формат копии

Многие работники кадровой службы копируют на одном листе два разворота (четыре страницы) трудовой книжки. Это оправдано с точки зрения экономии бумаги, однако во многих инстанциях принципиально требуют, чтобы каждый разворот (две страницы) был на отдельном листе. Копии делают только с заполненных листов трудовой книжки и, при наличии, с вкладыша. копий документов путем проставления на них необходимых реквизитов, т.е. печати и подписи полномочного должностного лица, придающих им юридическую силу (Постановление ФАС Московского округа от 05.11.09 № КА-А41/11390-09).

Читайте так же:  При сносе дома что положено прописанным

Таким образом, копия трудовой книжки должна быть заверена постранично.

8. Дополнительные надписи

Во многих организациях требуют на копии после последней внесенной в трудовую книжку записи ставить дату и делать надпись «Работает по настоящее время». Однако это требование незаконно, так как, во-первых, копия документа должна полностью воспроизводить информацию подлинника документа, а во-вторых, согласно Инструкции по заполнению трудовых книжек, само отсутствие записи о расторжении трудового договора не подтверждает, что работник продолжает работать по настоящее время. На практике отсутствие этой лишней надписи приводит к тому, что у работника не принимают заверенную копию трудовой книжки, а сотруднику кадровой службы во избежание конфликтов со сторонними организациями приходится вносить незаконную надпись. Часто эту надпись просят также отдельно заверять. На наш взгляд, это требование абсолютно безосновательно, так как каждая страница копии заверяется.

Таким образом, заставлять делать надпись «Работает по настоящее время» неправомерно, однако работников кадровой службы вынуждают так поступать.

[1]

Заверять копию трудовой книжки можно как вручную, так и с использованием штампов – в действующем законодательстве запрета на это нет. В организациях с большой численностью работников и с большими объемами документооборота в кадровой службе целесообразно использовать штампы. Это могут быть либо отдельные штампы («Копия верна», штамп с реквизитом «Подпись», датер), либо общий штамп, содержащий все необходимые реквизиты. Такой способ заверения копий документов помогает существенно сэкономить время, так как от руки ставится только личная подпись. Итак, в настоящее время не существует единых правил заверения копий трудовой книжки. Каждая организация выдвигает собственные требования исходя из своих внутренних стандартов. Для того чтобы избежать спорных ситуаций, необходимо законодательное закрепление правил оформления копии трудовой книжки.

Пример заверенной копии трудовой книжки

Ксения Белоконева — к.фил.н., специалист отдела управления персоналом ООО «ТОЙОТА БОШОКУ», Санкт-Петербург. Редакция журнала «Кадровик»

Как заверять копии трудовых книжек по новым правилам

Для чего нужна копия

Подтвердить трудоустройство придется при обращении в службы социальной поддержки при оформлении субсидий и пособий или в ПФР. Банки просят подтверждение, чтобы принять решение о выдаче кредита или ипотеки. Подтверждает стаж работы и факт трудоустройства образец заверения копии трудовой книжки.

Если вы работаете, то заверенную копию сделает сотрудник отдела кадров или иное уполномоченное приказом по предприятию лицо, например, юрист или бухгалтер. При их отсутствии — руководитель. Копия предоставляется в трехдневный срок без взимания платы. Для безработных подлинность подтвердит нотариус (за деньги).

Где прописан порядок заверения

В 2019 году применяется новый ГОСТ Р 7.0.97-2016, который устанавливает правила оформления документов и образец, как заверить копию трудовой книжки в 2019 году. Процедура заверения копии трудовой достаточно проста.

Шаг 1. Снять копии со всех заполненных листов.

Шаг 2. На каждом поставить запись «верно», указать ФИО лица, осуществившего запись, и дату.

Вот образец, как заверить трудовую книжку «Работает по настоящее время».

Так выглядит образец копии трудовой книжки, заверенной работодателем, чтобы предоставить в стороннюю организацию:

Что поменял ГОСТ Р 7.0.97-2016

Обратимся к ГОСТу Р 7.0.97-2016. Основное отличие — особенности заверения будут зависеть от цели. Их две: для внутреннего обращения или для сторонней организации.

Рассмотрим первый вариант. Инструкция, как заверить трудовую книжку по новым правилам для внутреннего обращения, не изменилась. В копии по-прежнему указываются:

Если же сканкопия нужна для сторонней организации, новые правила заверения копии трудовой книжки отличается наличием дополнительной фразы, указывающей на место хранения документа в оригинале. Например, фраза звучит так: «Оригинал хранится в отделе кадров МУДО ДЮСШ Аллюр». Если бы речь шла не о трудкнижке, то по правилам следовало бы указать номер дела, в котором хранится подлинный экземпляр.

Так как с 2015 года акционерные общества и ООО не обязаны иметь печать, то и ставить ее на сканкопию необязательно. Если же печать имеется, то к ее расположению предъявляются определенные требования (согласно новому ГОСТу):

  • заверять необходимо только печатью организации;
  • она не должна перекрывать подпись заверившего лица;
  • не должна захватывать подпись удостоверяющего;
  • может заходить на наименование должности, если не хватает места;
  • должна ставиться в специально отведенное место в пометкой МП — «Место печати» (п. 5.24 ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Способы заверить копию трудовой книжки

Существуют два варианта сделать образец заверения трудовой книжки с 2019 года:

Те, кто работает, обращаются с заявлением в отдел кадров, где хранится оригинал. Выдать ксерокопию вправе и бухгалтер, если в его зоне ответственности ведение кадрового документооборота. Это часто случается в небольших организациях, где отсутствует отдел кадров. Скан трудкнижки выдадут в течение трех дней после подачи заявления. Отказать не имеют права.

Видео (кликните для воспроизведения).

Если же человек временно не работает, то ему следует обратиться к нотариусу. Понадобится предъявить паспорт и саму трудкнижку. Нотариус сам отксерокопирует нужные страницы, проставит на них печати и подписи.

Сколько действует копия

Как правило, заверенная работодателем трудкнижка действительна в течение одного месяца. Если же копия заверена нотариально, то она действительна неограниченное время. Это правило и образец, как по новому заверить трудовую книжку, актуальны в 2019 году.

Имейте в виду, что если в оригинал внесли какие-то записи или изменения, то любой дубликат, в том числе и нотариальный, автоматически становится недействительным, независимо то того, когда заверена.

Частые ошибки

Одна из самых распространенных ошибок — печать организации захватывает текст и подпись кадровика. Это неправильно. Недопустимы ошибки, помарки или исправления. Если образец, как правильно заверить трудовую книжку в 2019 году, оформлен неправильно, то его не примут, так как посчитают недействительным. Чтобы исправить ошибку, придется заново отсканировать испорченные страницы и заверить их.

Как лучше заверить копию трудовой книжки для Пенсионного фонда

В Пенсионном фонде обязательно требуют заверенные копии всех страниц трудовой книжки для начисления пенсии. Если копия заверена неправильно, то официальным документом она считаться не будет. Куда обратиться и как заверить копию трудовой книжки для Пенсионного фонда?

Куда следует обратиться

Существуют три варианта решения этого вопроса:
  • Вы работаете в крупной организации.

В таком случае нужно обратиться в отдел кадров и попросить копию (заверенную) трудовой книжки.

  • Вы работаете в небольшой организации.
Читайте так же:  Как перевести деньги из европы в россию

Обратитесь к секретарю, главному бухгалтеру или уполномоченному лицу, назначенному приказом руководителем предприятия. В организациях с небольшим штатом обычно эти сотрудники занимаются решением вопросов по оформлению документов. Директор компании тоже уполномочен заверять все копии документов, в том числе и трудовых книжек для Пенсионного фонда.

В этом случае трудовая книжка будет у вас, и делать копию придется тоже вам. Заверить ксерокопии имеет право либо нотариус, либо сотрудник Пенсионного фонда, либо доверенное лицо организации, в которой вы работали в последнее время. Не нужно забывать, что заверка копии у нотариуса требует затрат времени и денег.

[3]

Как заверить правильно копию?

Чтобы правильно оформить данный документ, надо последовательно выполнять следующие действия:

  1. Необходимо снять копии со всех станиц, причем каждую страницу, включая титульный лист, на отдельном листе формата A4.
  2. Нужно проставить на каждом листе надпись или штамп «Копия верна», затем – дату и подпись ответственного лица, заверившего копию, с расшифровкой фамилии.
  3. Следует поставить печать предприятия так, чтобы в ее поле попал текст отксерокопированного документа и подпись.
  4. Необходимо указать на последнем листе копии номер записи и написать фразу: «Работает по настоящее время» или «Уволен(а) с (указывается дата), по (указываются обстоятельства)». Ниже записанного ставят дату заверки копии, занимаемую должность и подпись того лица, кто заверил. Рядом с подписью пишут фамилию и инициалы. Печать должна охватить подпись.
  5. Следует обязательно пронумеровать и прошнуровать все листы. Концы ниток на обратной стороне полученной книги связывают, заклеивают небольшим (достаточно 5?5 см) чистым листом бумаги. На этом листе лицо, заверившее копию, оформляет запись: «Пронумеровано и прошито (указывается количество листов)» и ставит подпись, фамилию и инициалы. Затем нужно поставить печать, которая должна охватить всю написанную информацию.

Заверенную копию администрация обязана вам предоставить в течение трех дней. Проверьте, чтобы копия трудовой книжки для Пенсионного фонда была заверена на каждом листе.

Что недопустимо при снятии копии с трудовой книжки

Существует несколько запретных моментов при снятии копий с трудовой книжки:

  • Сканирование документа не допускается.
  • Масштаб при снятии копий с трудовой книжки менять нельзя.
  • Приписки, исправления в копиях недопустимы.
  • Копия должна быть очень хорошего качества, с четкими буквами и цифрами.

Срок действия заверенной кем-либо ксерокопии трудовой книжки для Пенсионного фонда длится один месяц. Какие-либо новые записи в трудовой книжке в этот период делать не рекомендуется, так как копия будет считаться недействительной.

Что делать, если сотрудники Пенсионного фонда требуют трудовую книжку

Сотрудники Пенсионного фонда могут потребовать оригинал трудовой книжки, чтобы самим заверить копии. Это неправильно, так как законодательством предусмотрена работа сотрудников Пенсионного фонда с копиями трудовых книжек без нотариального заверения.

В этом случае лучше предоставить подлинник трудовой книжки с копиями. Сотрудник организации не имеет права отдавать работнику трудовую книжку по требованию. Выдается она только после увольнения. Поэтому вы правильно поступите, если попросите сотрудника отдела кадров (или доверенное лицо, имеющее доступ к хранению трудовых книжек) самого отнести нужные документы в Пенсионный фонд.

Не надо забывать, что повреждение или утеря трудовой книжки влекут за собой административную ответственность. Если утеряна трудовая книжка, то предусмотрено наложение взысканий: от 1000 рублей до 5000 рублей – для должностных лиц, от 30000 рублей до 50000 рублей – для юридических лиц.

Есть один момент, который облегчает заверку таких документов. Больших усилий заверение копии трудовой книжки для Пенсионного фонда не потребует, если вы закажете специальный штамп. Он будет содержать реквизиты в полном наборе, а вам останется только поставить печать и расписаться.

Какой печатью нужно заверять копию трудовой книжки

Очень часто при оформлении каких-либо документов требуется копия трудовой книжки, которая заверена по всем правилам. Она может потребоваться, например, при оформлении кредита или субсидии. Какой печатью заверяется копия трудовой книжки, должен четко знать любой сотрудник по кадрам.

Необходимо использовать круглую печать организации или физического лица-предпринимателя. Прямоугольные штампы не подходят, документ с такой печатью не будет являться действительным. Печать должна располагаться наполовину на надписях, наполовину – на чистом месте, в противном случае копия заверена неправильно.

Где и как делают заверку?

Процедура совершается по основному месту работы. В небольших организациях работнику не обязательно писать заявление в письменной форме, достаточно устной просьбы. Но в масштабных компаниях отдел кадров имеет право попросить письменное обращение. В течение трехдневного срока данное требование должно быть выполнено.

Правильно заверенная трудовая книжка имеет подпись руководителя и печать организации. Если этих атрибутов не будет, то юридической силы копия не имеет и считается недействительной.

Если трудовая книжка содержит непонятные и неразборчивые фразы, то страничку нужно набрать на компьютере. В остальных случаях достаточно отсканировать или скопировать оригинал документа. Если копия будет некачественна, то организация, которая ее потребовала, имеет право не принять такой документ.

Как правильно заверить?

Трудовая книжка (копия), верно оформленная, должна содержать оттиск титульного листа и каждой имеющейся записи. На каждой страничке должна быть надпись «Копия верна», подпись ответственного лица и печать организации. Обязательно должна быть написана рядом с подписью фамилия и инициалы. На листе, где сделана последняя запись, пишется фраза «В организации работать продолжает» и заверяется в общепринятом порядке.

Альтернативный способ заверения копии трудовой книжки

Трудовая книжка и ее копия может быть оформлена и другим способом. Все скопированные страницы сшиваются и пронумеровываются. Шнур необходимо вывести на последней странице документа и приклеить маленьким бумажным квадратом. На нем ответственное лицо ставит подпись и печать организации. Также в обязательном порядке нужно прописать количество листков. Каждая страница должна быть на отдельном листе А4 формата.

Работодатель или лицо, уполномоченное вести данные документы, должны знать, где ставить печать на копии трудовой книжки. На последней странице делается запись «Копия верна», уполномоченное лицо ставит личную подпись и печать организации.

Правила оформления копии трудовой книжки неработающего сотрудника

Иногда кадровики сталкиваются с ситуацией, когда необходимо заверить копию документа неработающего сотрудника, например, пенсионера. Необходимо скопировать каждую страничку, включая личную информацию. Кадровик с последнего места работы заверяет копию трудовой книжки в общеустановленном порядке, но на последней странице указывает причину, по которой сотрудник уволен. Если по каким-то обстоятельствам обратиться на последнее место работы нет возможности, заверить копию документа можно у нотариуса.

Читайте так же:  Просроченная задолженность пао сбербанк

Очень важно отнестись к этой процедуре серьезно. Ведь неправильно заверенная копия трудовой книжки может доставить много неудобств. Как правило, этот документ требуется срочно, поэтому нет времени его переделывать. Чтобы избежать возможных неприятных ситуаций, целесообразнее сразу тщательно проверить правильность заверения копии трудовой книжки. Ответственность за подлинность копии несет уполномоченное лицо или кадровая служба.

Какая печать должна стоять на копиях трудовых книжек

Все уже привыкли к тому, что записи, внесенные в трудовую книжку работника, заверяются печатью работодателя или кадровой службы. Однако в связи с отменой обязанности иметь печать для организаций некоторых организационно-правовых форм (например, ООО и АО) возникла неопределенность: обязаны ли они при отсутствии печати проставлять ее в трудовых книжках работников? Этот вопрос волнует многих кадровиков и бухгалтеров, занимающихся кадровым делопроизводством. С целью устранения такой неопределенности Минтруд России издал Разъяснение по некоторым вопросам применения Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» (далее — Разъяснение; Правила; Постановление № 225).

Как правильно заверить копию трудовой книжки: образец, нюансы и ошибки

Как выдать дубликат трудовой книжки в 2018 году

В течение трехдневного срока данное требование должно быть выполнено. Правильно заверенная трудовая книжка имеет подпись руководителя и печать организации.
Если этих атрибутов не будет, то юридической силы копия не имеет и считается недействительной. Если трудовая книжка содержит непонятные и неразборчивые фразы, то страничку нужно набрать на компьютере.

В остальных случаях достаточно отсканировать или скопировать оригинал документа. Если копия будет некачественна, то организация, которая ее потребовала, имеет право не принять такой документ.

Нужны ли печати в трудовых книжках?

Оформление Оформить дубликат трудовой книжки может любой гражданин, имеющий официальный трудовой стаж, вне зависимости от причин ее порчи или утери. Дубликат бланка трудовой является таким же официальным документом, обладающим юридической силой, как и сам оригинал документа.

Выдачей дубликатов может заниматься либо работодатель, либо лицо, уполномоченное на выдачу трудовых, вкладышей и дубликатов. Обычно это работник отдела кадров или бухгалтер. В редких случаях, секретарь (если компания маленькая).

Ставим печать в трудовой книжке

  • пронумерованы;
  • прошнурованы;
  • заверены подписью руководителя организации или индивидуального предпринимателя;
  • скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Печать организации проставляется на указанных книгах учета в случае наличия у организации печати[9]. До недавнего времени на практике существовала неопределенность относительно того, обязаны ли ООО и АО, у которых отсутствует печать, проставлять ее в трудовых книжках работников, поскольку: а) согласно изменениям, внесенным Федеральным законом № 82-ФЗ, ООО и АО не обязаны иметь круглую печать; б) случаи, когда организации должны иметь печать, могут быть предусмотрены только федеральными законами; в) Правила, утвержденные Постановлением № 225, а также Инструкция, в которых содержатся требования о проставлении печатей в трудовых книжках, являются подзаконными актами.

Как заверить копию трудовой книжки

Случается так, что специалист отдела кадров не в то место поставил печать, и гражданин получает из-за этого отказ. Чтобы не случалось конфузных ситуаций, и документы не приходилось переделывать, следует правильно заверять выписку. Рассмотрите внимательно полученную копию. На ней, в конце документа должна быть указана такая информация:

  1. Номер записи.
  2. Предложение – «Работает по настоящее время».
  3. Должность специалиста.
  4. Инициалы должностного лица.
  5. Дата заверения.

Важно: обязательно должна стоять печать учреждения, компании, в которой вы работаете.

Какой печатью можно заверять трудовую книжку

Документы, которые необходимы для выдачи повторной трудовой книжки, предоставляются гражданином, но организация обязана всячески посодействовать в их получении. Стоимость Согласно нормам ведения и хранения трудовых книжек, гражданин, утративший бланк трудовой, обязан сообщить об этом работодателю с последней работы. При этом руководитель организации должен выдать заявившему лицу дубликат трудовой не позже 15 дней после написания заявления. По установленным законодательством нормам, за дубликат трудовой книжки, образец заполнения которого должен быть у руководителя или уполномоченного лица, организация имеет право взимать плату, соответствующую расходам на приобретение бланка повторного документа.
При этом порядок оформления установлен законодательными нормами:

  1. Лицо, утратившее бланк трудовой, должно написать письменное заявление в последнюю организацию, где гражданин работал или работает.
  2. Организация по данному заявлению собирает сведения о трудовом стаже человека.
  3. Подписывается приказ о выдаче дубликата трудовой книжки.
  4. Бланк дубликата оформляется с учетом установленных правил, вносится информация, соответствующая оригиналу документа.
  5. Информация о выданном повторно документе заносится в журнал учета бланков трудовых.
  6. Готовый документ гражданин получает, поставив подпись в журнале о его получении.

Как правильно оформить дубликат трудовой книжки – образец: Документы Чтобы получить дубликат трудовой, необходимо собрать и предоставить ряд документов, которые могли бы подтвердить трудовую деятельность гражданина.

Какая печать должна стоять на копиях трудовых книжек

Следом заполняются все графы по порядку:

  • дата поступления на работу;
  • информация о должности, организации, основаниях увольнения или перевода;
  • сведения о документе, на основании которого данные занесены.

В дубликат трудовой заносятся только те записи, которые подтверждаются документально. Иная информация не записывается. Все записи необходимо делать синей или черной ручкой, помарки, ошибки или сокращения не допускаются, в верхнем углу повторного документа пишется «Дубликат».

Сроки выдачи Как уже выяснилось, весь процесс оформления дубликата начинается с написания заявления. Ответ от работодателя в виде предоставления дубликата должен поступить в течение 15 дней с момента подачи заявления.

Это же правило распространяется и на бывшего работодателя, к которому работник может обратиться после увольнения.
Но что делать, если по каким-то причинам трудовая была утеряна или испорчена? Можно ли заменить документ, и как оформить дубликат трудовой книжки. Выясним главные аспекты данного вопроса. Определение Трудовой книжкой называют персональный документ, подтверждающий информацию об официальном трудоустройстве и производственном стаже гражданина. Вся информация об этом документе изложена в ст. 66 Трудового кодекса. Бланк трудовой должен отражать следующую информацию о работнике:

  1. Личные данные.
  2. Данные о выполняемой работе.
  3. Информацию о переводах, награждениях и увольнениях.
  4. Наименования документов, на которые ссылаются все действия.

Когда оформляется дубликат трудовой книжки, он должен соответствовать оригиналу и содержать всю ту информацию, которая была указана в первичном экземпляре.

Федерального закона от 06.04.2015 № 82-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части отмены обязательности печати хозяйственных обществ» (далее — Федеральный закон № 82-ФЗ) для организаций, созданных в форме обществ с ограниченной ответственностью (ООО) и акционерных обществ (АО), отменена обязанность иметь печать. Исключение составляют случаи, когда такая обязанность предусмотрена федеральным законом.

Читайте так же:  Строительство за счет бюджетных средств

Сведения о наличии печати должны содержаться в уставе организации. Следовательно, отсутствие в уставе ООО и АО указания на наличие печати освобождает общество от обязанности по ее применению.
Особенно часто такое требование выдвигают крупные компании, в которых больная численность работников.

    Определение страниц, которые необходимо заверить. Подтверждения могут не требовать со всего документа, а лишь нескольких страниц.

Стоит убедиться, какие периоды трудового стажа необходимы для подтверждения. Обычно специалист делает копию первого листа, где содержится информация о личности гражданина, и дополнительных листов книжки.
Ожидание и получение заверенной копии.

При письменном обращении, отсчитайте 3 рабочих дня. Именно после этого времени вы сможете получить заверенную копию документа у должностного лица (пункт 7 Постановления Правительства РФ под номером 225, утвержденного 16 апреля 2003 года).

  • Не забудьте обговорить с нотариусом, сколько будут подготавливать документ. Возможно, вам заверят выписку из книжки в день обращения.
  • Обстоятельства, когда требуется заверенная копия трудовой книжки в 2019 году

    Мне не раз приходилось запрашивать у своего работодателя копию книжки, так как она требуется во многих различных ситуациях. Этот документ по юридической силе приравнивается к самой трудовой, при условии, что он будет правильно заверен. С помощью копии легко подтвердить свое трудоустройство на текущий день, а также предоставить сведения о стаже работы и занимаемых должностях. И в этой статье я расскажу вам, для чего может потребоваться данная копия.

    Законодательство

    Книжка является важным документом, поэтому ее хранение строго регулируется Трудовым законодательством. Согласно ему при оформлении человека на работу, он сдает свою книжку работодателю. И она должна храниться в течение всего времени трудоустройства у него. Выдается она в последний день работы сотрудника. При необходимости работнику подтверждения стажа или трудоустройства предоставляется заверенная копия книжки.

    Единственным исключением из правил является необходимость предоставления ее в Соцстрах. В этом случае работодатель обязан выдать под роспись оригинал документа. Но сотрудник обязан вернуть его не позднее 3 дней после того момента, как ему вернут книжку из Соцстраха.

    Все остальные организации, независимо от их государственного или коммерческого направления, не имеют права требовать предоставления оригинала книжки, если человек официально трудоустроен.

    Основные ситуации, когда она требуется

    Чаще всего копия книжки требуется в следующих ситуациях:

    Узнать о некоторых из этих случаев более подробно вы можете из представленного видео.

    Практически все кредитные организации требуют от своих заемщиков подтверждение о наличии работы и получаемых доходах. Есть возможность получить займ и без предоставления этих сведений, однако условия в этом случае будут крайне невыгодными для заемщика. Исходя из сведений в копии книжки, банк получает следующую информацию о потенциальном клиенте:

    Поэтому если вы планируете поход в банк за оформлением займа или кредита, вам обязательно потребуется заказать копию книжки. Срок ее изготовления не должен превышать 3 дней, поэтому позаботьтесь о ней заранее.

    В настоящее время весь стаж человека отражается в электронной базе ПФР. У каждого трудоустроенного сотрудника есть СНИЛС. Это номер, который позволяет его идентифицировать в общей базе трудоспособного населения. В данной базе сохраняется теперь вся информация о работодателях, сроках работы, стаже и произведенных выплатах. В дальнейшем на основании этих сведений происходит начисление пенсионных выплат.

    Однако в базу введены не все сведения, а только за последние 15-16 лет. Поэтому в большинстве случаев, для подтверждения стажа тем, кто сейчас выходит на пенсию, требуется предоставление книжки. Но не все пенсионеры сразу увольняются с работы. По закону они имеют право работать столько, сколько будут справляться со своими обязанностями. В связи с этим для оформления первых пенсионных выплат им требуется предъявлять копию книжки.

    Получение визы

    Российские граждане могут въезжать без ограничений далеко не во все страны мира. И условия оформления визы в каждой стране могут быть различны. Например, для оформления Шенгена обязательным является предъявление документов, подтверждающих свое трудоустройство. Если человек нигде не работает и не имеет собственного бизнеса, который он может подтвердить документально, получить визу в страны Евросоюза практически невозможно.

    Принимающая страна должны убедиться, что вас удерживают обязательства в своей стране, и вы не задержитесь нелегально за рубежом.

    Ранее копия книжки требовалась и при получении загранпаспорта. Но сейчас в ней нет необходимости. Если при оформлении загранника с вас будут требовать предъявление копии, знайте, что это незаконно.

    Требования к копии

    Помните, что вы не можете самостоятельно сделать копию своей книжки, так как она должна быть правильно заверена. Порядок оформления будет следующий:

    1. Должны быть сделаны копии всех заполненных страниц.
    2. Обязательно наличие штампа или подписи, что копия верна с указанием даты должности и подписи заверяющего.
    3. Важно наличие подписи о том, что сотрудник до сих пор работает.
    4. С июля текущего года обязательно наличие подписи о том, где хранится оригинал книжки.

    Также должна стоять печать предприятия, сотрудник которого заверил данный документ. При отсутствии печати у организации, должна стоять подпись «Верить без печати».

    Видео (кликните для воспроизведения).

    Каждый работодатель обязан знать данные правила заполнения. Однако на практике нередко допускаются ошибки и неточности. Чтобы их избежать каждый сотрудник также должен знать порядок заверения копии.

    Источники


    1. Кучерена А. Г. Адвокатура в условиях судебно-правовой реформы в России; Юркомпани — М., 2015. — 432 c.

    2. Комаров, С. А. Теория государства и права / С.А. Комаров, А.В. Малько. — М.: Норма, 2004. — 442 c.

    3. Штерн, С НАЛОГОВЫЕ АГЕНТЫ. Проблемы статуса и практики; Юркафе, 2012. — 112 c.
    4. Давыденко, Дмитрий Как избежать судебного разбирательства. Посредничество в бизнес-конфликтах / Дмитрий Давыденко. — М.: Секрет фирмы, 2014. — 168 c.
    5. Чепурнова, Н. М. Судебная защита в механизме гарантирования прав и свобод. Конституционно-правовой аспект / Н.М. Чепурнова, Д.В. Белоусов. — М.: Юнити-Дана, Закон и право, 2014. — 168 c.
    Какой печатью нужно заверять копию трудовой книжки
    Оценка 5 проголосовавших: 1

    ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

    Please enter your comment!
    Please enter your name here