Неправильное оформление и ведение трудовой книжки как исправить ситуацию

Самая важная информация и ответы на вопросы в статье: "Неправильное оформление и ведение трудовой книжки как исправить ситуацию". Актуальность данных для 2020 года вы можете уточнить у дежурного консультанта.

Ошибки оформления трудовых книжек и их последствия

Пока трудовые книжки так и не отменили, этот документ является основным свидетельством трудовой деятельности и трудового стажа работника. Однако с ведением, учётом и хранением таких документов по-прежнему возникают проблемы, а большинство ошибок при ведении кадровой документации связано именно с порядком заполнения трудовых книжек. Халатное отношение к трудовым книжкам может иметь негативные последствия как для работника, так и для работодателя.

Хорошие новости: от многих проблем и вопросов может избавить чёткое представление о правилах работы с трудовыми книжками. Основные нормативные акты, которые помогут в этом:

1. Трудовой кодекс РФ;

2. Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 года № 225 «О трудовых книжках» (вместе с «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей»);

3. Постановление Минтруда РФ от 10 октября 2003 года № 69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек»;

4. Приказ Минфина РФ от 22 декабря 2003 года №117н «О трудовых книжках» (вместе с «Порядком обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку»).

Есть также ряд актов, в которых освещаются специфические вопросы оформления трудовых книжек для различных профессий или категорий граждан, например, Постановление Минтруда РФ от 11 июня 1992 года №21Г «О порядке пересмотра записей в трудовых книжках о причинах увольнения работников с предприятий военно-промышленного комплекса», Письмо Роструда от 15 июня 2005 года №908-6-1 «Об оформлении трудовой книжки для иностранного работника».

▪ При первичном оформлении трудовых книжек

Важно помнить, что по действующему законодательству работодатель – физическое лицо, являющееся индивидуальным предпринимателем, обязан вести трудовые книжки на всех работников, а работодатель – физическое лицо не имеет права производить записи в трудовых книжках работников, а также оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые.

Частой ошибкой при оформлении трудовой книжки является невнесение в неё сведений об образовании работника, а также ошибки в написании его имени и отчества. Это связано с игнорированием работодателями требования о внесении соответствующих сведений в трудовую книжку на основании надлежащим образом оформленных документов, в том числе документов, удостоверяющих личность работника, и документов об образовании. Недопустимо внесение каких-либо сведений со слов работника.

▪ В процессе ведения трудовых книжек

Наибольшее количество ошибок допускается при внесении сведений о работе, и прежде всего записи о трудовой функции, порученной работнику в соответствии с трудовым договором. В записи о приёме на работу должны указываться следующие сведения:

– дата приёма на работу;

– наименование структурного подразделения, в которое принят работник (если такое условие содержится в трудовом договоре);

– наименование должности, специальности, профессии, при наличии – с указанием квалификации.

Чаще всего в трудовых книжках отсутствует полное и сокращённое наименование организации перед внесением записи о приёме работника, а в записях встречаются сокращения каких-либо слов.

При внесении в трудовую книжку работника ошибочной записи исправление её возможно только в порядке, установленном Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 г. № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» и Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 «О трудовых книжках». Такое исправление производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. В разделе трудовой книжки, содержащем сведения о работе, зачёркивание неточных или неправильных записей не допускается. Изменение записей производится путём признания их недействительными и внесения правильных записей.

Оформляя перевод работника на другую должность, работодатель зачастую вносит в трудовую книжку соответствующую запись и при этом заверяет её подписью руководителя и печатью организации. Это является нарушением порядка ведения трудовых книжек, поскольку подпись руководителя и печать организации должны быть внесены в трудовую книжку работника только после записи об увольнении работника. Фактически такая запись не является записью в трудовой книжке, и признать её недействительной нельзя, а значит, исправить запись также не представляется возможным.

▪ При оформлении дубликата и вкладыша трудовой книжки

Дубликат – это надлежащим образом оформленный документ, соответствующий по содержанию оригиналу трудовой книжки, за исключением совершённых в ней ранее неверных записей, а также записей, восстановить которые не представляется возможным из-за отсутствия соответствующих документированных сведений.

Вкладыш – составная часть трудовой книжки, вшиваемая в неё в случае, если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов. Вкладыш оформляется и ведётся в том же порядке, что и трудовая книжка.

Основными ошибками, допускаемыми при оформлении дубликата трудовой книжки, являются:

– перенос в дубликат ошибочных записей (записей, признанных недействительными);
– перенос в дубликат записей на основании ненадлежащих документов;
– перенос в дубликат записей не в полном объёме;
– отсутствие отметки (отметок) об оформлении дубликата.

Лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы, поэтому «новый» работодатель, столкнувшийся с просьбой о выдаче дубликата при оформлении на работу, выдавать его работнику не должен.

Оформление вкладыша чревато следующими ошибками:

– неполное заполнение сведений на титульном листе;
– отсутствие отметки об оформлении вкладыша в трудовой книжке;
– ненадлежащее удостоверение сведений, внесённых во вкладыш при оформлении.

Не связанной с оформлением, но очень распространённой ошибкой работодателей является отказ в своевременной выдаче работнику его трудовой книжки.

Для работника все проблемы с неправильно оформленными трудовыми книжками можно свести к двум:

– проблемы при дальнейшем трудоустройстве, связанные с некорректной формулировкой причин об увольнении (а это в том числе финансовые потери из-за невозможности своевременно приступить к новой работе), невозможность подтвердить свою работу на конкретной должности;

– невозможность впоследствии доказать свой трудовой стаж (особенно учитывая периодические сбои в информационной системе Пенсионного фонда РФ) при оформлении пенсии. Практика знает случаи отказа ПФР гражданам в назначении пенсии даже на основании того, что сведения в трудовой книжке не соответствуют паспортным данным, а значит, трудовая книжка выдана другому гражданину. Это возможно, если Ф.И.О., указанные в трудовой книжке, в точности не соответствуют паспортным данным (классический случай: в имени Наталия буква «и» заменена на «ь»). Чтобы доказать своё право на пенсию, работнику потребуется представить многочисленные справки из архивов, а зачастую единственным выходом будет восстановление своих прав через суд.

Для работодателя и лиц, ответственных за ведение трудовых книжек, их халатность может обернуться административной и материальной ответственностью:

– по ст. 5.27 КоАП РФ нарушение законодательства о труде влечёт наложение административного штрафа, который для юридических лиц сейчас составляет от 30 000 до 50 000 рублей, или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток;

Читайте так же:  В случае принятия положительного решения

– в случае неоправданной задержки выдачи трудовой книжки при увольнении (в том числе по причине несвоевременно исправленных ошибок в её записях) по ст. 234 ТК РФ работодатель обязан возместить работнику не полученный им за период незаконного лишения возможности трудиться заработок.

Нюанс: при выдаче новой трудовой книжки работнику организация взимает с работника стоимость трудовой книжки (п. 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Однако из этого правила есть 3 исключения, когда плату брать запрещено, это:

– неправильное первичное заполнение трудовой книжки или вкладыша к ней;
– порча трудовой книжки не по вине работника;
– массовая утрата трудовых книжек работодателем в чрезвычайных ситуациях.

Неправильное оформление и ведение трудовой книжки: как исправить ситуацию?

Поэтому если вас заинтересовала эта информация, будьте готовы запоминать большой объем новых данных. Куда подается?

Исковое заявление о принадлежности трудовой подается только в судебную инстанцию. Многие граждане не хотят связываться с данной процедурой ввиду того, что боятся судебных разбирательств.

Но подача заявления и прохождение процедуры установления – это не судебное разбирательство в полном его смысле, это всего лишь процедура, которая производится через суд. Подавать заполненное надлежащим образом заявление необходимо только в районный суд по вашему месту жительства или же по месту нахождения организации, которая не может определить принадлежность вашей трудовой.

Какое наказание несет работодатель за неправильное ведение трудовых книжек

Возможен вариант, когда уволенный работник предоставляет письменное разрешение на отправку документа по почте. С той даты, когда было отправлено уведомление, работодатель не несет ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.

Сроком задержки является период со дня прекращения трудового договора до даты отправки уведомления. Эти вынужденные прогулы обязан будет возмещать работодатель.

Чтобы избежать такой ситуации, уведомление должно быть отправлено на следующий день после увольнения.

Эта мера позволит организации снять с себя ответственность.

  1. В трудовую книжку была внесена неправильная или не соответствующая действительности причина увольнения.

В таких ситуациях работник, нарушивший свои должностные обязанности, должен возместить пострадавшему тот заработок, который не был им получен вследствие допущенной ошибки.

Дело в том, что ответственность за организацию работы по ведению и хранению трудовых книжек возлагается на компанию-работодателя, а не на сотрудника.

Даже если работник напишет заявление или расписку о том, что взял трудовую книжку для определенных целей, при утере документа виновным будет признан работодатель или ответственное за ведение и хранение трудовых книжек лицо. Если человек не устроился на новую работу, а трудовая книжка, в которой обнаружена ошибка, находится у него на руках, он может самостоятельно обратиться на прежнее место работы и там ошибочную запись исправят. Если же трудовая книжка отдана в кадровую службу по новому месту работы, сотрудник может обратиться к бывшему работодателю с заявлением о выдаче ему документа, свидетельствующего об неверной записи, представить его своему текущему работодателю, который и внесет исправления.

[1]

Куда обратиться, чтобы получить трудовую книжку после увольнения?

С 1 мая я считаюсь уволенным с предприятия 1 но трудовую книжку до сих пор не могу получить ! ( хотя заявление об увольнении написал ещё 20 апреля 2019 г.

) Посоветуйте пожалуйста что делать и как мне быть — не могу устроиться на другую работу !

Саранск Бесплатная оценка вашей ситуации Это нарушение трудового законодательства. Документы вам должны были выдать в последний рабочий день. Обратитесь с жалобой в инспекцию труда и прокуратуру.

01 Июня 2019, 11:59 0 0 Все услуги юристов в Москве Гарантия лучшей цены – мы договариваемся с юристами в каждом городе о лучшей цене. 26 ответов 1 отзыв Общаться в чате Бесплатная оценка вашей ситуации Новогородский Олег Юрист, г.

Иркутск Бесплатная оценка вашей ситуации

В Государственную инспекцию труда. 01 Июня 2019, 12:04 0 0 9,6 Рейтинг Правовед.ru 8883 ответа 3934 отзыва Общаться в чате Бесплатная оценка вашей ситуации Юрист, г. Барнаул Бесплатная оценка вашей ситуации

Посоветуйте пожалуйста что делать и как мне быть — не могу устроиться на другую работу!СергейЗдравствуйте, Сергей.1.

[2]

Вы можете подать, как советуют коллеги, письменную жалобу в государственную инспекцию труда, чтобы Вам вернули трудовую книжку. Однако ГИТ, не взыщет в Вашу пользу неполученную за это время заработную плату, а суд может.

Правда ГИТ может выдать предписание.2. Вы вправе подать иск о взыскании с работодателя в Вашу пользу неполученного заработка в связи с лишением Вас возможности трудиться на основании статьи 234 Труждового кодекса РФ.Трудовой кодекс РФСтатья 234.

Сроки обращения в суд за разрешением индивидуального трудового спораРаботник имеет право обратиться в суд за разрешением индивидуального трудового спора в течение трех месяцев со дня, когда он узнал или должен был узнать о нарушении своего права, а по спорам об увольнении — в течение одного месяца со дня вручения ему копии приказа об увольнении либо со дня выдачи трудовой книжки.Вам по почте не могли трудовую книжку отправить, Вы не давали согласия на ее пересылку?Направьте заказное письмо работодателю и попросите направить Вам трудовую книжку по почте. После получения, подадите иск.С уважением! Г.А. Кураев 01 Июня 2019, 12:23 0 0 Похожие вопросы 09 Августа 2013, 22:23, вопрос №167352 24 Ноября 2015, 23:14, вопрос №1050907 24 Июня 2019, 16:57, вопрос №1294328 06 Октября 2015, 21:58, вопрос №998237 13 Июля 2019, 19:38, вопрос №1695459 Смотрите также

Что делать, если работодатель потерял трудовую книжку

В суде сотрудник может потребовать также моральную компенсацию за лишение возможности работать на новой должности.

Внимание! Если на работу сотрудника не берут, потому что вы не имеете при себе трудовую книжку, то таким образом нарушается закон.

Как вносить исправления в трудовой книжке: образец и виды ошибок

Здравствуйте! В этой статье мы расскажем о том, допустимо ли исправление записей, внесенных в трудовую.

Сегодня вы узнаете:

  1. Какие виды ошибок при заполнении допускаются чаще всего;
  2. Как аннулируется запись, когда ее внесли по ошибке;
  3. Как исправляются ошибки в датах.

Содержание

Ошибки в таком серьезном документе, как трудовая книжка – явление нечастое. Но если получилось так, что запись внесена неправильно, исправить это не просто можно, но и нужно. Другое дело, что не все кадровики (даже опытные) знают, как это сделать. Об этом и поговорим в нашей статье.

Общие данные

Трудовая книжка – документ официального характера. Если при заполнении были допущены ошибки, то они могут привести к тому, что работник потеряет часть стажа.

Поэтому заполнять трудовую следует, соблюдая ряд правил и рекомендаций:

  1. Все записи должны быть внесены одним цветом. Гелевыми ручками заполнять нельзя.
  2. Допустим только полный формат записей, сокращать нельзя.
  3. На титульнике должна быть печать организации.
  4. Информация о денежном премировании в трудовую не заносится.
  5. Записи в трудовой должны проверяться на присутствие в них ошибок.
Читайте так же:  Почему не перечисляют зарплату сбербанк

Признание трудовой недействительной

Встречается несколько ситуаций, в которых трудовая может потерять свою юридическую силу:

  • Фамилия и инициалы сотрудника указаны неправильно. Причем достаточно ошибиться в одной букве, чтобы документ потерял свою силу.
  • Нет печати организации на титульнике;
  • Нет подписи лица, имеющего право заполнения трудовой;
  • Дата заполнения трудовой указана неверно. Бывает, что делают намеренно, чтобы трудовой стаж человека увеличился.

Работодатель не имеет права отказать в устройстве на работу по причине недействительности трудовой.

Можно ли делать исправления в трудовой книжке

Внесенные ошибочно данные могут располагаться как в самой трудовой, так и на ее титульной странице, а также во вкладыше. Изменения в них вносятся по аналогичной схеме, но нюансы есть везде.

Для начала рассмотрим правила общего характера по исправлению ошибок:

  1. Все исправления вносятся пастой, обладающей устойчивостью к свету и воде;
  2. Нельзя вносить исправления гелевой ручкой, такие чернила быстро теряют цвет и четкость;
  3. Если информация с ошибками внесена в старую трудовую, то использовать для поправок различные корректоры нельзя. Надо внести ниже правильную запись, так как зачеркиваний тоже допускать не следует.
  4. Если ошибочная запись внесена в новую трудовую, бланк уничтожают и начинают вести другую.

Исправление может осуществить работник кадровой службы. Если же информацию с ошибками вам внесли на предыдущем рабочем месте, на новом это могут исправить, только нужно предоставить документы, которые будут являться основанием для внесения новой информации.

Каждую новую запись нумеруют, при этом не важно, в каком разделе трудовой она находится.

Кто обладает правом внесения исправлений

Правом корректировать вносимые записи обладает небольшое количество специалистов. Полного списка таких должностей в нормативной документации не приведено. Отметим только, что ответственных лиц назначает руководство компании.

Если речь идет о небольшой организации, то, как правило, трудовыми занимается либо руководитель, либо бухгалтер. Если работодатель является физлицом, то он не имеет права корректировать записи и вообще вести трудовые.

Как поступить, если ошибку обнаружил владелец трудовой

Не паникуйте, а сразу предпринимайте следующие действия:

  • Соберите всю документацию, в которой указаны верные сведения;
  • Обратитесь к руководству с заявлением об исправлении ошибочных данных;
  • Если ошибка была допущена на старом месте работы, то руководству той компании направьте заявление о предоставлении необходимых документов;
  • Если организация, допустившая ошибку, прекратила свою деятельность, то обращаться придется в городской архив по месту регистрации компании.

Конечно, все это требует времени, но исправления все равно необходимо внести, так как от этого может зависеть начисление пенсии и ряд других серьезных моментов.

Типы допускаемых ошибок в трудовой

Исправление записей зависит от того, где и какая именно ошибка допущена. Мы сейчас рассмотрим те, что встречаются наиболее часто.

Ошибки, выявленные после увольнения

Кто будет исправлять такие ошибки зависит от того, когда факт их наличия был обнаружен. Если до того как человек будет принят на новое место, то исправления – задача бывшего работодателя. Если же ошибки обнаружил новый кадровик, то ему их и исправлять.

Алгоритм действий таков:

  1. В раздел со сведениями о работе вписываем наименование предыдущей организации. Это позволяет вести записи от имени прежнего работодателя.
  2. Используя арабские цифры, фиксируем дату, когда внесены исправления;
  3. Прежняя запись утрачивает силу в тот момент, когда будет внесена новая.
  4. Вносим номер приказа, который подтвердит новые данные.
  5. Работник расписывается, а начальник кадрового отдела заверяет все печатью организации.

Титульный лист и ошибки в его заполнении

На титульном листе обычно содержится вся основная информация о работнике. Замазывать штрихом допущенные ошибки запрещено. Если случай исключительный, можете зачеркнуть чуть заметной линией.

Под строкой, в которой информация неправильная, делаем новую запись, при этом указываем документ, являющийся основанием.

Чаще всего приходится заниматься исправлением фамилии сотрудника.

Четкого регламента, как вносить такие изменения, не существует, но общие рекомендации имеются:

  • Тонкой линией зачеркиваем информацию, которая устарела;
  • На свободном месте прописываем новую фамилию;
  • Слева прописываем данные документа, который подтвердит новую информацию;
  • Ставим подпись работодателя, заверяем все печатью организации.

Ошибочно указанная дата

Из-за неправильно вписанных дат в будущем могут возникнуть серьезные проблемы с дальнейшим оформлением пенсионного обеспечения. Поэтому работнику лучше самостоятельно перепроверять все даты, вносимые кадровиком.

Если же была замечена ошибка, она подлежит исправлению в кратчайшие сроки.

Для этого нужно:

  1. На имя руководства написать заявление в свободной форме. В нем нужно указать, что нужно исправить и почему.
  2. Руководитель издает соответствующее распоряжение, которому присваивается номер.
  3. Сотрудник кадровой службы в письменном виде подтверждает, что ошибка действительно есть.
  4. В бланк трудовой вписывается номер распоряжения, которое является основанием для внесения изменений и вносится правильная дата.
  5. Начальник кадровой службы ставит свою фамилию и инициалы, расписывается и проставляет печать организации.

В ситуации, когда ошибка обнаружена в дате рождения работника, неправильное число зачеркивают, а верную информацию вносят чуть выше. Чтобы конкретизировать ее, выписывают данные паспорта сотрудника. Порядковый номер записи исправляют идентично.

Ошибки в реквизитах

Строка, в которую вносят информацию о подтверждающих документах, является очень важной. Поэтому, если подобную ошибку обнаружили, исправлять нужно сразу.

Обычно реквизиты вносят в такой последовательности: наименование, дата, нумерация. Если допущена ошибка, то запись повторяют ниже, в правильном исполнении.

Когда допускают ошибку в самом документе, к примеру, неправильно нумеруют приказ, то обязательно проставляют информацию об отменяющем приказе.

Ошибки в данных о награждении

Информацию о награждении сотрудника за какие-либо заслуги перед организацией обязательно фиксируют в трудовой. Но более чем в половине случаев этот раздел кадровики либо вообще не заполняют, либо делают это с большим количеством ошибок.

[3]

Еще раз отметим, что, как и в любых других разделах, эти сведения нельзя корректировать используя штрих или зачеркивание. С неправильной записью не делают ничего.

Видео (кликните для воспроизведения).

Внести исправления можно следующим образом:

  • Делают отметку о том, что предыдущая запись недействительна;
  • Вносят новую информацию;
  • Прописывают реквизиты документа, являющегося подтверждающим.

Ошибки в названии должности

Если ее заметили до момента увольнения сотрудника, то исправить проще: указываете номер новой записи, отмечаете, что прежняя запись недействительна, затем вносите новую, в которой название должности уже исправлено.

Если же человек уволился, то есть 2 способа внести изменения: обратиться в организацию, которая ошибку допустила, либо предоставить необходимые документы и все исправит кадровик на новом месте.

Ошибки в записи об увольнении

Здесь чаще всего ошибочно сформулирована причина либо неверно указана статья ТК РФ. Ошибки допускаются легко, потому что формулировок для причин увольнения в законодательстве около 50.

Второе место по уровню ошибок занимает использование сокращений названий разделов ТК РФ, чего делать нельзя.

Большое количество споров возникает в ситуации, когда человек увольняется по собственному желанию. Инструкция по заполнению трудовых приводит именно эту формулировку, а ТК РФ требует воспроизведения формулировки конкретной статьи.

Что можно порекомендовать кадровикам? Лучше следовать требованиям ТК РФ, но если уже внесли запись с формулировкой «уволен по собственному желанию», исправлять ее не нужно, так как никакого искажения смысла записи не произошло.

Читайте так же:  Категории в армии по состоянию здоровья

Проведение корректировок по решению принятому судом

Если суд решил, что работник был незаконно уволен и его следует восстановить в должности, кадровик должен внести в трудовую соответствующую запись.

  • Сначала указать, что предыдущая запись об увольнении недействительна;
  • Затем указываем, что работник восстановлен на месте работы;
  • Проставляем ссылку на приказ о восстановлении сотрудника.

Ошибки в заполнении вкладыша

Если сотрудник часто менял работу, то разделов в трудовой может не хватать. Чтобы продолжить записи, приобретается специальный вкладыш. Если кадровик неопытный, то у него могут возникнуть трудности с внесением исправлений во вкладыш.

Для исправления ошибок в нем есть ряд правил:

  • Если кадровик допустил ошибку во время внесения первой записи, уничтожается весь листок. Составляется акт, его подписывает сотрудник и кадровик.
  • Если ошибочно заполнили несколько граф, исправления вносите по аналогии с другими листами.
  • Новые записи подтверждайте приказами, которые по нумерации совпадают с исправленными записями.

Аннулирование информации

Воздействие человеческого фактора никто не отменял и запись может быть сделана случайно.

Аннулировать запись любого характера можно, пройдя определенные этапы:

  • Открываете новую запись под новой нумерацией;
  • Указываете, что является недействительной информация под №….(указываете номер);
  • Ставите подпись и печать кадрового отдела.

Образец исправлений в трудовой книжке

Исправления в идущих подряд записях

Если в бланк трудовой внесли 2 ошибочных записи одну за другой, то каждую из них отдельно признают недействительной.

Это выглядит так:

  • Указывается номер по порядку;
  • Пишем фразу: «Запись № …. является недействительной»
  • Ставим число.
  • Уполномоченное лицо заверяет запись.
  • Проставляется следующий номер.
  • Та же фраза указывается в отношении второй записи.
  • Ставим дату, запись заверяем.

Те же манипуляции производятся со всеми неверными записями, если таковые имеются.

Обобщающая формулировка: «Записи №… недействительны» не допускается. Эксперты считают, что это спорный вопрос и бывает, что такая формулировка применяется. Но во избежание проблем лучше исправлять каждую запись в отдельном порядке.

Другие неточности

Бывает, что кадровик все записи – название компании, должность сотрудника, отдел или подразделение вносит в одну строку. Такую запись нельзя назвать ошибкой, но имеет место нарушение инструкции по использованию трудовых книжек.

Лучше не допускать подобных ситуаций, потому что это означает, что кадровик не соблюдает инструкции и правила по ведению трудовых. За нарушение подобного типа специалисту может быть вынесено дисциплинарное взыскание.

Заключение

Подводя итоги, хочется отметить, что все неверные записи в трудовой должны быть исправлены вовремя. Их наличие может доставить владельцу трудовой много неприятных моментов.

Как исправить запись в трудовой книжке (образец)

Отечественные организации и предприниматели имеют право трудоустраивать к себе работников. Необходимыми условиями таких действий являются обязательные составление и ведение соответствующих документов, оформление которых регламентируется законом. Учитывая, что трудовую книжку заполняют люди, возможны ошибки при внесении в нее записей. Для их устранения необходимо правильно оформлять исправления в трудовой книжке.

Оформление работников

Нормами Трудового кодекса России предусмотрен порядок оформления трудоустройства работников, который является обязательным и для граждан, и для работодателей (компаний и предпринимателей).

Статьей 16 ТК РФ прямо предусмотрено, что работник считается состоящим в трудовых отношениях с организацией или ИП после подписания соответствующего договора. Требования к форме и содержанию такого документа предусмотрены положениями законодательства Российской Федерации в сфере труда.

Трудоустраивающийся гражданин должен предоставить при оформлении на работу документы, перечисленные в статье 65 ТК России:

  • паспорт. Вместо него может быть предоставлен любой иной документ, удостоверяющий личность будущего работника;
  • трудовую книжку. Если ранее физическое лицо не работало, то этот документ предоставлять не надо, он оформляется работодателем;
  • СНИЛС;
  • документы воинского учета, если трудоустраивающийся гражданин является военнообязанным или может быть призван на военную службу;
  • документы в подтверждение образования, навыков и квалификации;
  • в некоторых случаях работодателю могут передаваться документы об отсутствии судимости, состоянии здоровья, а также документы, обязательные для трудоустройства иностранцев и лиц, не имеющих гражданства.

Ведение трудовой книжки

Положениями отечественного законодательства особое значение отведено трудовой книжке. Данный документ используется для подтверждения стажа работы и при назначении и расчете пенсий.

Учитывая его важность, недопустимо наличие в трудовой книжке неправильных записей.

Для того, чтобы избежать ошибок, лицо, осуществляющее заполнение соответствующих бланков, обязано неукоснительно соблюдать требования статьи 66 Трудового кодекса России.

Названный документ ведется в отношении всех лиц, работающих в соответствующей организации или у предпринимателя более 5 дней.

ТК РФ содержит лишь общие требования к оформлению трудовых книжек. Детальный перечень предписаний приведен в Правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225.

Важно помнить, что основной нормой права, определяющей порядок внесения записей в названные документы, является Инструкция по заполнению трудовых книжек, которая утверждена Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69.

Указанные нормативные акты Российской Федерации содержат порядок заполнения документов, подтверждающих стаж работника, и дают ответ на вопрос, можно ли делать исправления в трудовой книжке.

Непременным требованием при внесении записей в трудовые книжки является их строгое соответствие приказам работодателя и Трудовому кодексу России. Вся информация, отражаемая в этом документе, должна быть заверена личной подписью работника.

Без исполнения указанных предписаний невозможно обеспечить правильное ведение трудовых книжек, оригиналы которых должны храниться на предприятии и выдаваться работникам только в случае их увольнения.

Если при заполнении допущены ошибки, то исправление записи в трудовой книжке должно производиться по нормам главы 3 Правил.

Изменения в записи в трудовой книжке, внесенные при ее оформлении

В каждой трудовой книжке обязательно должны быть указаны фамилия, имя, отчество и дата рождения соответствующего работника, а также информация о его профессии.

Названные записи должны вноситься согласно официальным документам, предоставленным работником при его трудоустройстве.

Если по каким-либо причинам вышеназванная информация подверглась изменениям, то корректировать сведения необходимо в порядке, определенном пунктом 26 Правил.

Соответствующие действия выполняет организация или предприниматель по последнему месту работы гражданина. Для изменения сведений о себе физическое лицо должно представить официальный документ, содержащий измененные данные. В качестве такового может выступать паспорт, свидетельство о рождении физического лица или же решение суда.

В аналогичном порядке происходит внесение изменений в трудовую книжку в случае, если иные данные работника, указанные выше, со временем изменились. Важным обстоятельством является отсутствие ошибок в записях.

Указанные изменения вносятся в соответствии с пунктом 2.3 Инструкции, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69. Данный нормативный документ предусматривает порядок внесения изменений в сведения о работнике, но не содержит, например, образца исправления даты рождения в трудовой книжке.

По общему правилу все изменения в записи о работнике отражаются на титульном листе и совершаются путем зачеркивания сведений, в которые вносятся изменения. Указанное действие оформляется одной чертой, а рядом пишутся новые данные.

Читайте так же:  Как правильно дать взятку преподавателю

Ссылки на документы, явившиеся основанием для корректировки сведений, отражаются на внутренней стороне обложки. Названные данные заверяются подписью и печатью работодателя.

Необходимо подчеркнуть, что Трудовой кодекс России, как и прочие нормативные акты Российской Федерации, содержит лишь описание порядка внесения тех или иных записей в документы, связанные с трудом граждан. Какие-либо официальные примеры их оформления в действие не введены, как и не утвержден образец исправления в трудовой книжке сведений, изменившихся в последующем.

Важно помнить, что дополнения в записи трудовой книжки в части образования, профессии, специальности вносятся путем заполнения пустых граф. Зачеркивание или аннулирование каких-либо записей в данном случае не требуется.

Исправление ошибок в сведениях о работе

В отличие от порядка корректировки данных, являющихся общими и изменившихся со временем, редактирование ошибочно внесенной информации осуществляется в ином порядке.

В соответствии с пунктом 27 Правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ N 225, все неточные или неправильные данные корректируются путем внесения исправлений в трудовую книжку той организацией или предпринимателем, который допустил соответствующую ошибку.

Текущий работодатель также может откорректировать неверные записи в трудовой книжке, но только при условии получения соответствующего официального документа с того места работы, на котором была допущена ошибка.

Следует отметить, что в обязанности работодателей входит оказание содействия работникам в случае необходимости внесения изменений в трудовую книжку при ошибке.

Если же соответствующая компания ликвидирована, то все исправления должны вноситься текущим работодателем.

При исправлении любых сведений в трудовых книжках необходимо руководствоваться исключительно данными, содержащимися в официальных документах. Свидетельские показания не могут быть основанием для какой-либо корректировки информации в трудовой книжке.

В пункте 30 Правил содержится порядок исправления записи в трудовой книжке, но образец такого оформления отсутствует.

Не допускается корректировать сведения в трудовой книжке путем их зачеркивания. Все записи, содержащие ошибки или неточности, должны быть признаны недействительными. Вместо них следует вносить правильные записи, соответствующие фактическим обстоятельствам и официальным документам.

Данный порядок применяется к исправлениям всех ошибок в сведениях о работе, в том числе и в случае восстановления работника по решению суда, признавшего увольнение незаконным.

При корректировке информации в 2016 году можно воспользоваться примерами исправления ошибок в трудовой книжке, содержащимися в пункте 1.2 Инструкции, которая утверждена Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69.

Образцы вариантов исправления ошибок

Как было указано ранее, существующие официальные документы Российской Федерации не содержат образцов или примеров внесения записей в трудовые книжки. При этом действующие нормативные акты России не допускают и произвольного внесения сведений в вышеназванные документы.

Из указанного следует вывод, что для ответа на вопрос, как исправить запись в трудовой книжке, недостаточно только изучить существующее законодательство, но необходимо ознакомиться и с возможными вариантами внесения тех или иных изменений.

Более того, в целях исключения потенциальных недостатков при устранении ошибок в трудовых книжках целесообразно воспользоваться соответствующими примерами, прилагаемыми к настоящей статье.

Указанным примером можно воспользоваться и при исправлении иных ошибок, допущенных в сведениях о работе, работодателе, увольнении и прочих.

Если же ошибка была допущена в сведениях о работнике и касалась его Ф.И.О., даты рождения, образования, профессии или специальности, то для того, чтобы правильно ее исправить, работнику следует обратиться в суд или оформить дубликат трудовой книжки. Исправление ошибки иными способами не может гарантировать отсутствие претензий к работнику при последующем подтверждении стажа.

Для исправления отчества в трудовой книжке как образец можно использовать прилагаемый пример.

Неправильное оформление и ведение трудовой книжки: как исправить ситуацию?

Хотя очень часто можно услышать разговоры об отмене трудовых книжек, она по-прежнему является действительным трудовым документом, подтверждающим стаж человека и его трудовые заслуги. Но даже невзирая на то, что данный документ используется на протяжении многих лет, иногда могут возникать проблемы с его оформлением. Неправильное оформление трудовой книжки и халатное отношение к процедуре может иметь последствия как для работодателя, так и для самого владельца трудовой книжки.

Основа для предотвращения ошибок

Четкое представление о правилах оформления и ведения трудовых книжек может избавить от многих проблем. В качестве основных информативных актов, способствующих правильному оформлению и ведению трудовых, стоит отметить:
  1. Трудовой Кодекс РФ>
  2. Постановление «О трудовых книжках»>
  3. Инструкция по заполнению и ведению трудовых книжек.

Кроме этого, существует ряд дополнительных нормативных актов, которые рассматривают специфические вопросы, касающиеся оформления и ведения трудовых документов. Касается это порядка пересмотра внесенных в книжку записей, процедуры увольнения работника, оформление на работу иностранцев и т.д. Здесь прописаны практически все аспекты как оформления, так и непосредственного ведения трудовых книжек.

Правда, существует один недостаток трудового законодательства. Очень часто возникают спорные ситуации, когда положения разных нормативных документов противоречат друг другу. Часто работники кадровых отделов сталкиваются с ситуацией, когда нужного решения просто не существует, поскольку Правительство не предусмотрело этого в изданных постановлениях. Хотя часто результатами ошибок является обыкновенная халатность кадровика.

Самые распространенные ошибки при первичном оформлении

Существует несколько видов основных ошибок ведения трудовых книжек. Касаются они таких аспектов, как:

  • первичное оформление>
  • при внесении записей>
  • во время оформления вкладышей.

Кроме этих, существует еще множество менее распространенных видов. Во всяком случае, все они ведут к одному и тому же результату, а именно – наказанию работодателя за халатное поведение, что предусмотрено трудовым законодательством.

Согласно действующему законодательству, оформлением трудовых книжек работодатель должен заниматься для всех официальных сотрудников, которые проработали у него более 5 дней. Такая обязанность стоит как перед организациями, так и перед частными предпринимателями. В последнем случае приемом на работу и оформлением трудовых документов может заниматься как сам директор, так и бухгалтер, работающий у него.

Самой частой ошибкой при первичном оформлении является неправильное внесении имени, фамилии и отчества, а также не указание на титульном листе сведений касательно образования владельца книжки. Часто подобные проблемы возникают в результате игнорирования работодателем установленных законодательством требований, которые гласят о необходимости полного заполнения трудовой и осуществлении всех записей на основании официальных документов. Так что производить записи в трудовой книжке со слов работника строго запрещено.

Если при первичном заполнении трудовой книжки кадровик допустил ошибку в имени, фамилии или отчестве работника, и ошибка была замечена сразу, то данный бланк необходимо списать и выдать новый. О списании бланка нужно создать соответствующий акт, в присутствии работника кадровой службы, руководителя предприятия и еще одного представителя организации, например, члена профкома. В акт нужно вклеить серию и номер трудовой, вырезанную из испорченного бланка.

Где ошибаются во время ведения трудовых и вкладышей

Большое количество ошибок возникает в процессе ведения документа. В результате многим работодателям предъявляют штраф за неправильное ведение трудовых книжек. Прежде всего, организации делают ошибку при указании функции, которая поручена сотруднику. Запись о приеме на работу должна состоять из:

  • даты приема>
  • названия структурного подразделения, куда распределили человека>
  • названия занимаемой должности и специальности работника.
Читайте так же:  Внутридомовые инженерные сети что входит

Еще более частой ошибкой является использование сокращений в процессе внесения записей. Согласно действующим требованиям законодательства, использовать в процессе ведения трудовых книжек любые сокращения строго запрещено. В случае нарушения данного требования документ может быть признан недействительным.

Если необходимо вносить исправления, делать это нужно только в соответствии с требованиями правил ведения трудовых документов. Строго запрещено использовать зачеркивание и указание рядом верных данных. Здесь нужно внести соответствующую запись с новым порядковым номером, в которой будет указана ссылка на неверные сведения, внесенные ранее: «Запись под номером … считать недействительной». Далее пишутся правильные сведения. Причем такие исправления должны проводиться по месту работы человека и на основании официальных документов.

Также весьма частой ошибкой кадровиков является заверение перевода сотрудника на новую должность печатью организации и подписью директора. Нужно всегда помнить о том, что такой подход является нарушением требований ведения трудовых книжек. Печать и подпись ставится только при приеме человека на работу и при его увольнении.

Что касается вкладышей в трудовые книжки, то чаще всего, здесь присутствуют типичные ошибки, допускаемые кадровиками при ведении трудовых книжек. Во вкладыше находится информация о трудовом стаже и деятельности человека, но при этом он является недействительным без предъявления трудовой. Именно поэтому вкладыш вшивают в саму трудовую.

Ответственность за нарушение правил ведения

Работодатель может быть наказан за нарушение правил оформления и ведения трудовых документов своих сотрудников. Все виды наказания предусмотрены на законодательном уровне, а поэтому свою ответственность должен знать каждый кадровик.

Даже в том случае, если происходит утеря при получении трудовой книжки на руки, никакая расписка, полученная от владельца документа, не снимает с работодателя ответственности за сохранность.

Вся ответственность разделена на дисциплинарную и административную. Если дисциплинарная предполагает наказание конкретного сотрудника кадрового отдела, который был виновником ошибки, то административная ответственность за неправильное оформление трудовой книжки ложится на организацию. Для назначения наказания должны быть доказательства. При этом дисциплинарное оно будет или же административное, зависит от степени ошибки.

Дисциплинарная ответственность

Наказание дисциплинарного плана является ничем иным как взыскание за ненадлежащее выполнение кадровиком своих обязанностей. Это предполагает наличие нескольких документов, в состав которых входят:

  • приказ, подтверждающий возложение полномочий и обязанностей на человека,
  • должностные инструкции,
  • трудовая книжка, в которой была допущена ошибка.

Что касается нарушений, которые способны стать причиной дисциплинарного наказания, то здесь может быть несколько вариантов. Поскольку сотрудник кадрового отдела занимается выдачей, хранением, ведением и учетом трудовых книжек, нарушение порядка действий по любому из этих пунктов может стать причиной взыскания. Что касается степени наказания, то все решает работодатель, и человека могут наказать либо устным замечанием, либо выговором, либо увольнением.

Здесь многое зависит от степени тяжести совершенной ошибки. Стоит также заметить, что в основном, первая ошибка касательно ведения трудовых книжек чаще всего не является причиной увольнения. После такого нарушения с человека могут снять полномочия, а увольнение предполагается в случае неоднократного нарушения правил. В случае обнаружения нарушений работодатель должен немедленно принимать всевозможные меры и не ждать, пока пострадавший обратится в суд.

Материальная ответственность

Материальное взыскание применяется при необходимости компенсации убытков, которые виновное лицо нанесло работнику по причине нарушения должностных инструкций и невыполнения обязанностей. Чаще всего применение материальной ответственности применяется для следующих ситуаций:

  • работодателем была не вовремя выдана трудовая книжка>
  • сотрудник кадровой службы внес неправильную запись в трудовую.

Работодатель обязан уведомить человека при увольнении о необходимости получить трудовую книжку на руки. При этом нужно взять от уволившегося работника письменное разрешение на отправку трудового документа по указанному адресу почтой. В таком случае работодатель не несет ответственность за задержку, начиная с даты отправки. Задержкой считается количество дней, которое прошло от начала прекращения трудового договора до вручения или отправки трудовой книжки. Такая задержка – это вынужденные прогулы, которые работодатель будет обязан компенсировать. Во избежание подобных ситуаций уведомление отправляют на следующий день после увольнения.

В случае внесения в трудовую книжку неверной записи работник, допустивший ошибку при ведении трудового документа, будет обязан компенсировать владельцу потерю заработка, которую тот понес в результате ошибки. При этом материальная ответственность ложится на плечи работодателя, и в случае возникновения подобных проблем именно он будет отвечать перед пострадавшим. Размер компенсации устанавливается в зависимости от среднего заработка сотрудника во время вынужденных прогулов.

Процесс применения взысканий

Работодатель, который несет ответственность за неправильно оформленные трудовые книжки, может возместить материальный ущерб на добровольном основании. Для этого выдается соответствующий приказ, а неверную запись в трудовой книжке исправляют в соответствии со всеми требованиями трудового законодательства. В случае отказа от добровольной компенсации стороной-виновником, пострадавший имеет полное право обратиться в судовые органы. При этом в иске указываются обстоятельства ситуации и требования к виновнику.

Законодательство предусматривает возможность получения работником дополнительной компенсации в качестве морального ущерба. Примером могут быть страдания человека, которые возникли по причине нарушения своих обязанностей работодателем, не лучшим образом сказавшиеся на здоровье. Размеры компенсации и все дополнительные нюансы должны решаться в судовом порядке. Но работник обязательно должен предоставить все аргументы и доказать вину работодателя. Только в таком случае можно рассчитывать на получение компенсации от компании.

Работником может подниматься вопрос об индексации сумм взыскания. Для этого подается отдельное заявление. Также работодателю необходимо понимать, что привлечение пострадавшим работником представителя для судовых разбирательств в будущем может вылиться в компенсацию понесенных затрат. Размер этой суммы устанавливается в судебном порядке на основании документов, предоставленных стороной пострадавшего.

Видео (кликните для воспроизведения).

Если работодатель решается возместить ущерб на добровольном основании, то в таком случае законодательство его не будет ограничивать в сроках. В противном случае, в течение трех месяцев после фиксации факта нарушения пострадавший сотрудник должен обратиться в судовую инстанцию. В силу объективных уважительных причин данный срок может быть продлен. Организация имеет полное право обжаловать требования сотрудника. Для этого подается встречный иск, и ведутся судовые разбирательства.

Источники


  1. Смирнов; Петренко Политология; М.: Велби, 2011. — 336 c.

  2. Исторические, философские, политические и юридические науки, культурология и искусствоведение. Вопросы теории и практики, №6(12), 2011. В 3 частях. Часть 1. — М.: Грамота, 2011. — 232 c.

  3. Суд по интеллектуальным правам в системе органов государственной власти Российской Федерации. — М.: Проспект, 2015. — 126 c.
  4. Ильин, В.А. История и методология физики. Учебник для магистратуры / В.А. Ильин. — М.: Юрайт, 2016. — 800 c.
  5. Кудрявцев, И. А. Комплексная судебная психолого — психиатрическая экспертиза / И.А. Кудрявцев. — М.: Издательство МГУ, 2017. — 498 c.
Неправильное оформление и ведение трудовой книжки как исправить ситуацию
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here