Основные кадровые документы предприятия

Самая важная информация и ответы на вопросы в статье: "Основные кадровые документы предприятия". Актуальность данных для 2020 года вы можете уточнить у дежурного консультанта.

Приводим в порядок кадровые бумаги

Документы по персоналу — «головная боль» бухгалтеров многих небольших фирм. Сколько кадровых документов должно быть в компании? Какие бумаги необходимо вести в обязательном порядке, а какие имеют рекомендательный характер? Давайте разберемся.

Во многих организациях бухгалтеру помимо своих основных обязанностей приходится выполнять функции кадровика. А именно, оформлять различные приказы по персоналу, заполнять табели учета рабочего времени, составлять графики отпусков, делать записи в трудовых книжках. Поток кадровых документов огромен, но далеко не хаотичен. Все их можно разбить на три группы: обязательные для всех, обязательные при определенных обстоятельствах, имеющие рекомендательный характер. В разрезе этих блоков и предлагаем вести наш разговор.

Без них не обойтись

Для начала рассмотрим документы, которые должны вестись во всех без исключения организациях. Их необходимость прямо или косвенно установлена Трудовым кодексом. К примеру, обязанность по подготовке правил внутреннего трудового распорядка следует из статей 189 и 190 данного нормативного акта.

А вот обязанность составлять положение о защите персональных данных работников в Трудовом кодексе прямо не прописана. Однако, там есть ссылка на то, что с указанным документом под роспись должны быть ознакомлены все сотрудники фирмы (*1). Из этого можно сделать вывод, что данное положение также должно быть в организации.

Список всех обязательных документов приведен в таблице.

Название документа Форма документа

Форма N Т-1 (Т-1а)
Форма N Т-5 (Т-5а)
Форма N Т-6 (Т-6а)
Форма N Т-8 (Т-8а)

Форма N Т-11 (Т-11а)

Форма N Т-49
Форма N Т-60

Как видно из таблицы, большинство обязательных документов оформляют по установленной форме. С заполнением таких бумаг проблем, как правило, не возникает. Что не скажешь про документы, у которых нет строгой формы. Здесь вопросов нередко больше, чем ответов. Несомненный лидер среди «проблемных» бумаг — трудовой договор. Рассмотрим его более детально.

Договор трудовой — документ непростой.

Итак, законодательство не предусматривает какого-либо унифицированного бланка трудового договора. Однако, его форма и содержание четко регламентированы. Во-первых, контракт должен быть оформлен письменно. Причем даже в тех случаях, если его составляют спустя определенное время, после того как сотрудник был допущен к работе. Во-вторых, договор должен содержать обязательные сведения и условия. Напомним, что они установлены статьей 57 Трудового кодекса. В качестве образца трудового договора можно взять бланк, рекомендованный Минтрудом России (*2). Однако, как напомнил Роструд, использовать данные рекомендации следует только в части, не противоречащей кодексу (*3).

Трудовой договор заключают с каждым работником фирмы. Правда, из этого правила есть исключение. Контракт не оформляют с руководителем организации, который к тому же является ее единственным учредителем. Ведь в данной ситуации ему придется подписывать этот документ и за работника, и за работодателя. А это не допустимо (*4).

Одним из ключевых моментов в трудовом договоре является порядок оплаты труда.

В контракте может быть указан размер тарифной ставки или оклада работника, информация о доплатах, надбавках и поощрительных выплатах. Здесь также существуют правила, которых следует придерживаться. Во-первых, зарплата в договоре должна быть установлена в рублях. Указывать размер должностного оклада в иностранной валюте неправомерно. Роструд расценивает данное обстоятельство как нарушение трудового законодательства (*5). Во-вторых, зарплата должна выдаваться не реже, чем каждые полмесяца. Таково требование статьи 136 Трудового кодекса. Некоторые работодатели относятся к этому правилу крайне халатно, указывая в договоре условие о выплате зарплаты один раз в месяц. Они полагают, что подписанный работником контракт с данной оговоркой освободит их от ответственности. Однако, это не так. Обнаружив, что фирма не соблюдает указанное требование кодекса, трудовая инспекция наверняка оштрафует ее по статье 5.27 Кодекса об административных нарушениях. Не спасет компанию от штрафа и заявление сотрудника о согласии получать зарплату один раз в месяц (*6).

Статья 57 Трудового кодекса требует конкретизации в трудовом договоре условий оплаты труда, в том числе размера тарифной ставки или оклада.

Таким образом, размер тарифной ставки (оклада) следует непосредственно указывать в трудовом договоре. При изменении размера тарифной ставки (оклада) следует вносить изменения в трудовой договор, либо допускается ссылка на локальный нормативный акт работодателя об изменении их размера.

Вместе с тем на практике в трудовых договорах вместо конкретного размера тарифной ставки (оклада) иногда делается ссылка на штатное расписание. При этом следует иметь ввиду следующее.

При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью.

Таким образом, до подписания трудового договора работодатель обязан ознакомить работника со штатным расписанием.

При изменении размера тарифной ставки (оклада) работодатель должен будет регулярно вносить изменения в штатное расписание, доводя их до работника под роспись.

Рассмотрим еще один немаловажный реквизит трудового договора — его номер. Он не относится к обязательным сведениям, предусмотренным статьей 57 кодекса. Вместе с тем, унифицированная кадровая «первичка» предусматривает нумерацию трудовых договоров. Например, строка «основание» приказа о приеме на работу (форма N Т-1) предполагает, что в ней будет указан трудовой договор с числом и номером. Процедура нумерации контрактов законодательно не регламентирована. Роструд же рекомендует использовать двойную нумерацию: сначала указать номер самого договора, а затем, через дробь — цифру, обозначающую год заключения контракта. К примеру, третьему в 2007 году трудовому договору будет присвоен номер 3/07. А с начала следующего года контракты можно нумеровать заново (*7).

Книжные тонкости

Перейдем к следующему обязательному документу, при заполнении которого часто возникают сложности. Это трудовая книжка. Мы поговорим:

  • о порядке оформления трудовой;
  • о внесении записей при увольнении;
  • о правилах исправления в трудовой.
Читайте так же:  Для чего нужен технический план квартиры

Как известно, компания должна заполнять трудовую книжку каждому сотруднику, если:

  • он проработал в ней свыше 5 дней;
  • это место работы для него основное (*8).

Данная норма одинаково распространяется как на граждан России, так и на иностранцев. Другими словами, фирма обязана вести трудовые книжки не только для российских, но и для иностранных сотрудников. При этом оформление книжек для последних имеет некоторые особенности. Во-первых, продолжать заполнять представленную работником иностранную трудовую не стоит. Ему следует завести книжку российского образца. Во-вторых, «переносить» в новую трудовую «заграничный» стаж иностранца не требуется. Поскольку такие сведения необходимы при назначении работнику трудовой пенсии.

А получать ее иностранец будет в своем государстве. Значит, в российской трудовой книжке записи из «заграничной» не нужны (*9).

А какие записи необходимо сделать в книжке при увольнении сотрудников? Самое распространенное основание для расторжения трудового договора — по собственному желанию работника. Нередко бухгалтеры сомневаются, какую статью Трудового кодекса в этом случае указывать в трудовой: 77 (пункт 3) или 80. Правильным является первый вариант. Запись можно оформить, к примеру, так: «Уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Это что касается расторжения бессрочного трудового договора. Но нередко фирмы заключают с сотрудниками срочные контракты. Что же нужно записать в трудовой, если такой договор не будет продлен?

Допустим, по истечении указанного в контракте срока стороны не заявили о его растор-жении. Тогда условие о срочном характере договора утрачивает силу. Это значит, что трудовой договор считается заключенным на неопределенный срок. В такой ситуации следует внести изменения в контракт, заключив дополнительное соглашение. А вот делать какие-либо записи в трудовой книжке в данном случае не требуется (*10).

Бывает, что при оформлении трудовой бухгалтер допускает ошибки. Опишем кратко, как действовать в такой ситуации.

Прежде всего, отметим, что исправления должна вносить та организация, работник которой совершил неточность. Правда, в некоторых случаях корректировать записи может и новый работодатель. Но только при условии, что у него есть официальный документ с прежнего места работы сотрудника.

Если неправильная запись обнаружена через небольшой промежуток времени, то проблем с ее исправлением, чаще всего, не возникает. Тогда в трудовой просто делают необходимую правку. После последней записи ставят следующий порядковый номер и отмечают: «Запись под номером таким-то недействительна». Затем указывают правильные сведения. При этом проставляют дату исправления, а не дату ошибочной записи.

В графе 4 книжки делают ссылку на соответствующий приказ (*11). Затем в трудовую вносят сведения об увольнении (переводе). Блок записей, в том числе внесенные изменения, «закрывают» печатью и подписями.

Аналогичный порядок действует и в том случае, если ошибка выявлена, когда в книжку уже внесены следующие записи. С одной лишь разницей, что новую запись обязательно нужно удостоверить подписью и печатью. Иначе она будет считаться необоснованной.

Обязательны, но не для всех

Следующая группа документов включает бумаги, которые зависят от специфики организации. Они обязательны только для определенных компаний или при определенных обстоятельствах. Случаи, при которых фирма должна заполнять тот или иной документ, представлены в таблице.

Кадровое делопроизводство с нуля

Автор: Екатерина Соловьева
Бухгалтер-консультант

[3]

Любая организация, в которой есть сотрудники, должна организовать кадровое делопроизводство. В статье расскажем, как это сделать.

Что такое кадровое делопроизводство?

Это весь документооборот, связанный с персоналом организации: приемом, переводами, увольнением, оплатой труда, условиями работы, наказаниями и поощрениями и т.д.

Все эти процедуры должны быть четко регламентированы, а любое действие в отношении сотрудника – подкреплено основанием и документом. Документы нужно вовремя и по правилам оформлять, систематизировать и хранить. Это и есть кадровое делопроизводство.

Кто ответственен за ведение кадрового учета организации?

Все зависит от масштабов организации. Вопросы кадрового делопроизводства можно возложить:

  • на специально созданное подразделение компании (отдел кадров) или отдельного сотрудника;
  • на одного или нескольких сотрудников в порядке доп.нагрузки. Как правило, в небольших организациях для этого привлекают секретарей, юристов и бухгалтеров.
  • на специализированную компанию по договору аутсорсинга. Но аутсорсеру можно передать не все. Ведение трудовых книжек, например, нельзя поручить стороннему исполнителю. Эту обязанность руководитель должен возложить приказом или распоряжением на кого-то из «своих».
  • Другой вариант – оставить вопросы кадрового делопроизводства за руководителем – подходит только для очень небольших фирм.

    Кадровое делопроизводство с нуля – пошаговая инструкция

    Первым делом нужно позаботиться о том, чтобы наименование организации в кадровых документах совпадало с наименованием, указанным в Уставе.

    Директора оформляют на работу в соответствии с порядком, прописанным в Уставе компании.

    Нужно определить, кто уполномочен подписывать трудовые договоры и другие кадровые документы. В дальнейшем нужно следить, чтобы документы подписывал именно тот, кто имеет на это право.

    После того, как определен ответственный за кадровый учет и делопроизводство, и назначен ответственный за ведение трудовых книжек, нужно разработать и утвердить комплект внутренних нормативных документов компании.

    Обязательные внутренние документы

    Согласно Трудовому кодексу (ч. 2 ст. 22) работодатель обязан под роспись знакомить сотрудников со всеми локальными нормативными документами компании, которые имеют непосредственное отношение к его трудовой деятельности.

    Документы, которые должны быть в организации:

    • штатное расписание;
    • правила внутреннего трудового распорядка;
    • положение о персональных данных;
    • график отпусков;
    • приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
    • книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
    • табель учета рабочего времени.

    Могут быть и другие документы, если их требует специфика работы организации, или работодатель желает, чтобы они были. Это:

    • должностные инструкции;
    • Положение об оплате труда и премировании;
    • инструкция по кадровому делопроизводству;
    • Положение о коммерческой тайне;
    • Положение об аттестации;
    • коллективный договор;
    • Положение об оказании первой помощи пострадавшим на производстве;
    • Положение о командировках;
    • личные дела сотрудников и т.д.
    Читайте так же:  Продал авто как вернуть деньги за осаго

    Особые правила действуют для компаний-работодателей, которые отвечают критериям микропредприятия. Таким организациям статья 309.2 ТК РФ разрешает обойтись без некоторых локальных документов (график сменности, положение об оплате труда, о правилах внутреннего распорядка и т.д.).

    Но, отказавшись от разработки локальных документов, микропредприятия должны заключать трудовые договоры по типовой форме, где прописаны соответствующие положения, которые заменяют эти локальные документы. Форма утверждена Постановлением Правительства РФ № 858 от 27.08.2016.

    Важно, чтобы внутренние документы не противоречили друг другу, трудовому законодательству, трудовому договору и реальным условиям труда в организации. Иначе это даст почву для трудовых споров с сотрудниками и станет «слабым» местом при судебных разбирательствах. Поэтому не утверждайте, не изучив, первые попавшиеся образцы из интернета.

    Обязательно ли составлять инструкцию по кадровому делопроизводству

    Нет, не обязательно, но этот документ поможет обобщить в одном месте требования к работе с кадровыми бумагами в организации, закрепить их формы и учесть специфику бизнеса. С инструкцией персоналу будет проще и быстрее готовить документы, правильно их оформлять и контролировать исполнение.

    [1]

    Документы, которые должны быть на каждого сотрудника

    Каждого сотрудника принимают по трудовому договору, будь то постоянный сотрудник, временный или совместитель. Если в будущем в условиях труда, должности, зарплате, будут какие-то изменения, в трудовой договор нужно будет вносить изменения, а для этого оформлять дополнительные соглашения.

    На основе трудового договора оформляют приказ о приеме на работу. В дальнейшем все действия по отношению к сотруднику тоже нужно будет оформлять приказами по личному составу: переводы, поощрения, наказания, премирования, увольнение, предоставление отпуска и т.д.

    По каждому принятому работнику, который проработал больше пяти дней, вносят запись в трудовую книжку. Исключение – совместители. В таких случаях запись в трудовой делают только по желанию самого совместителя.

    На каждого сотрудника нужно завести личную карточку по форме Т-2 или самостоятельно разработанной форме. В нее в течение всего периода работы в организации заносят информацию по всем кадровым процедурам: о приеме, переводах, отпусках, награждениях, льготах, данные воинского учета и т.д.

    По закону о персональных данных от 27.07.2006 № 152-ФЗ нельзя обрабатывать данные сотрудника без его согласия, а значит это согласие нужно оформить.

    По статье 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет отработанного работником времени, а значит нужно вести табели учета рабочего времени.

    Таким образом, по каждому сотруднику в организации должны быть как минимум:

    • трудовой договор и дополнительные соглашения к нему;
    • приказы по личному составу;
    • трудовая книжка (кроме совместителей);
    • личная карточка;
    • согласие на обработку персональных данных.

    Обратите внимание, что у всех кадровых документов разные сроки хранения – от 1 года до 75 лет. Они прописаны в «Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденном Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

    Если кадровое делопроизводство в вашей организации уже запущено и находится в плачевном состоянии, вам поможет пошаговая инструкция по восстановлению кадрового учета от специалистов 1C-WiseAdvice. Также вы можете поручить эту задачу экспертам 1C-WiseAdvice – они приведут в порядок и систематизируют работу с кадровыми документами.

    Новые требования к кадровому учету от 2019 года

    В Госдуме находится законопроект с изменениями в Трудовой кодекс, касающимися внедрения электронного кадрового документооборота. Если проект примут, работодатель с согласия работника сможет обмениваться с ним юридически значимыми сообщениями в электронном виде.

    Так, в электронный формат могут перевести такие процессы, как:

    • прием на работу;
    • уведомление о начале отпуска;
    • ознакомление сотрудников с локальными нормативными актами;
    • оформление командировок;
    • формирование графика отпусков и т.д.

    Ответственность за отсутствие кадрового делопроизводства

    Штраф предусмотрен статьей 5.27 КоАП РФ. Это от 1000 до 5000 руб. на должностное лицо и от 30 000 до 50 000 руб. на организацию. За повторное нарушение будет штраф 10-20 тысяч и 50-70 тысяч соответственно.

    Обработка персональных данных без письменного согласия сотрудника карается штрафом по статье 13.11 КоАП РФ. Это 10-20 тысяч рублей для должностного лица и 15-75 тысяч для организации.

    Чтобы кадровые документы всегда были в порядке, а проверки трудовой инспекции проходили гладко, отдайте кадровое делопроизводство на аутсорсинг в 1C-Wise-Advice. Мы возьмем на себя не только обязанности, но и ответственность.

    Обязательная кадровая документация

    Обязательные кадровые документы должны вестись всеми без исключения организациями, независимо от их организационно-правовой формы, сферы деятельности и численности персонала. Все эти документы либо прямо, либо косвенно названы в Трудовом кодексе.

    Кадровая документация непременно должна быть у каждого работодателя. Это, в частности, определено в Трудовом кодексе. Например, необходимость иметь трудовые договоры с работниками предусмотрена ст. ст. 56 и 67 ТК РФ, вести трудовые книжки — ст. 66 ТК РФ, создавать правила внутреннего трудового распорядка — ст. 189 ТК РФ. Создание или ведение других кадровых документов может быть предусмотрено также иными законами (в частности, положение о персональных данных — Федеральным законом от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных» (далее — Закон N 152-ФЗ) или книга учета движения трудовых книжек и вкладышей — Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках»).
    Кадровую документацию условно можно разделить на несколько типов.

    1. По степени обязательности:

    • обязательные документы — для ведения во всех организациях, независимо от сферы деятельности, численности персонала и организационно-правовой формы;
    • рекомендательные документы — носящие рекомендательный характер;
    • специфические документы — зависящие от специфики конкретного учреждения.

    2. По целевой принадлежности:

    • документы по учету личного состава работников (приказы о приеме на работу, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, увольнении, личная карточка работника и др.);
    • документы, связанные с осуществлением функций по управлению персоналом и организацией труда.
    Читайте так же:  Как оформить памперсы инвалиду 1 группы

    3. По функциональному назначению:

    • внутренние локальные нормативные акты — определяют общие принципы работы организации и обязательны для исполнения всеми сотрудниками организации, деятельности которых они касаются (положения, инструкции, постановления и др.);
    • информационно-расчетные документы — в них содержится информация, на которой базируются расчеты различного характера внутри организации, или документы, служащие для сохранения необходимых для работы сведений (графики, таблицы, расчетные листы и т.д.);
    • документы, подтверждающие трудовую деятельность работников. Согласно трудовому и пенсионному законодательству эти документы являются подтверждением трудовой деятельности;
    • распорядительные документы — документы, издающиеся работодателем для передачи определенных распоряжений персоналу организации (приказы, распоряжения, постановления, указания);
    • журналы контроля и учета — журналы (книги) учета и регистрации документов, служащие для установления на документах определенного регистрационного индекса и придающие кадровым документам юридическую силу в трудовых спорах.

    К документам, которые обязательно должны быть в наличии, можно отнести:

    • штатное расписание;
    • трудовой договор (контракт);
    • приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма N Т-1);
    • личную карточку (форма N Т-2);
    • приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма N Т-5);
    • приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма N Т-6);
    • график отпусков (форма N Т-7);
    • приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) (форма N Т-8);
    • табель учета использования рабочего времени (форма N Т-13);
    • табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма N Т-12);
    • правила внутреннего трудового распорядка;
    • положение по защите персональных данных работника;
    • трудовую книжку;
    • локальные акты по охране труда.

    Основные кадровые документы

    Штатное расписание

    Приказ (распоряжение) о приеме на работу

    График отпусков

    График отпусков утверждается работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (при наличии последнего) не позднее чем за две недели до наступления календарного года (ст. 123 ТК РФ). Существует унифицированная форма графика отпусков N Т-7, утвержденная Постановлением Госкомстата России N 1. Применяется она для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам. При переносе срока отпуска на другое время с согласия работника и руководителя структурного подразделения в график отпусков вносятся соответствующие изменения с разрешения лица, утвердившего график, или лица, уполномоченного им на это.

    Табели учета рабочего времени

    Видео (кликните для воспроизведения).

    Табели учета рабочего времени фиксируют рабочее время каждого работника за месяц при работе с гибким графиком в целях суммированного учета рабочего времени (формы N Т-12 и N Т-13, утвержденные Постановлением Госкомстата России N 1). Табель учета рабочего времени обычно содержит табельный номер каждого работника, его фамилию, имя и отчество, сведения о рабочем времени за каждое число месяца. Он ведется табельщиком или ответственным за табель лицом, которое назначается приказом руководителя. Служит для кадрового контроля и оплаты труда в бухгалтерии учреждения.

    Трудовой договор

    Определяющую роль при формировании пакета кадровой документации организации играет трудовой договор с работником (ст. 56 ТК РФ). Трудовой договор заключается в письменной форме и подписывается работником и работодателем. Условия трудового договора должны фиксировать условия труда и его оплаты, установленные на основе действующих нормативных правовых актов по соглашению работника и работодателя. Содержание трудового договора определяется в соответствии со ст. 57 ТК РФ. Его условия могут быть изменены только по соглашению сторон и в письменной форме. Примерная форма трудового договора и Рекомендации по его заключению установлены Приказом Минздравсоцразвития России N 424н .
    ———————————
    Приказ Минздравсоцразвития России от 14.08.2008 N 424н «Об утверждении Рекомендаций по заключению трудового договора с работником федерального бюджетного учреждения и его примерной форме».

    Правила внутреннего трудового распорядка

    Правила внутреннего трудового распорядка утверждаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников (ст. 190 ТК РФ). Унифицированной формы данных правил не существует. Правила должны быть разработаны каждым работодателем самостоятельно с учетом действующего законодательства и могут включать в себя следующие разделы: прием на работу, перевод на другую должность и увольнение; основные права, обязанности и ответственность работников и работодателя; рабочее время и время отдыха; поощрения за успехи в работе; ответственность за нарушение трудовой дисциплины и др. Например, если уволенный за прогул работник будет оспаривать это решение в суде, одним из аргументов в пользу работодателя станут правила внутреннего трудового распорядка, в которых прописаны начало и конец рабочего дня.

    Положение по защите персональных данных работника

    Трудовая книжка

    Согласно ст. 66 ТК РФ трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Она должна быть предъявлена работником при его поступлении на работу. Исключение составляют случаи, если работник впервые устраивается на работу или трудовой договор с ним подлежит заключению на условиях штатного совместительства. Работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в учреждении свыше 5 дней. Заполнение трудовой книжки впервые производится администрацией предприятия в присутствии работника. Порядок заполнения, ведения и хранения трудовых книжек подробно изложен в Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69. Все записи, внесенные в трудовую книжку на последнем месте работы, должны быть заверены подписью руководителя или работника отдела кадров и печатью предприятия или отдела кадров. Записи вносятся после издания приказа (но не позднее недельного срока, а при увольнении — в день увольнения) и должны производиться в точном соответствии с формулировками ТК РФ. При увольнении работника все записи о работе, награждениях, внесенные в трудовую книжку за время работы на данном предприятии, заверяются подписью его руководителя и печатью.

    Книга учета трудовых книжек и вкладышей в них

    При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в книге учета трудовых книжек и вкладышей в них. Книга учета должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью и печатью.

    Читайте так же:  Что нужно чтобы поступить в институт мвд

    Договор о полной материальной ответственности

    Среди документов, которые должны быть составлены работодателем, следует обратить внимание на договоры о полной материальной ответственности (ст. ст. 243, 244 ТК РФ). Они в обязательном порядке заключаются с работниками, достигшими 18-летнего возраста, в случае передачи работнику ценностей для хранения, обработки, продажи (отпуска), перевозки или применения в процессе производства. Типовая форма договора о полной материальной ответственности утверждена Постановлением Минтруда России N 85 .
    ———————————
    Постановление Минтруда России от 31.12.2002 N 85 «Об утверждении Перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности».

    Локальные акты по охране труда

    Требования, предъявляемые к оформлению реквизитов и составлению текстов кадровых документов

    Ответственность за ведение и сохранность кадровой документации

    Мы рассмотрели основные особенности кадровых документов, которые должны быть утверждены организацией в обязательном порядке и при отсутствии которых проверяющий инспектор по труду вполне законно может привлечь учреждение к административной ответственности.

    Нарушение законодательства о труде и об охране труда влечет наложение административного штрафа (на должностных лиц — в размере от 1000 до 5000 руб.; на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб.) или приостановление деятельности на срок до 90 суток (ст. 5.27 КоАП РФ). Нарушение законодательства о труде и об охране труда должностным лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, — дисквалификацию на срок от одного года до трех лет.

    Трудовым кодексом также установлена ответственность за неправильное документирование трудовых отношений. Так, лица, виновные в нарушении трудового законодательства, в том числе и при ведении кадрового документооборота, могут быть привлечены к материальной, дисциплинарной, а также к гражданско-правовой, административной и даже уголовной ответственности (ст. 419 ТК РФ). Отсутствие обязательных кадровых документов, наличие которых прямо предписано ТК РФ, относится к случаям нарушения законодательства о труде.

    Ошибки, допущенные в оформлении кадровой документации, также могут быть квалифицированы контролирующими и судебными органами как нарушение трудовых прав работников. За это работодатель может быть привлечен как к административной, так и к материальной ответственности, в случае если в результате допущенных им ошибок (например, внесения в трудовую книжку неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения) работник лишился возможности трудиться, то есть устроиться на новое место работы.

    Статья 13.20 КоАП РФ предусматривает ответственность за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов (к таким документам относится достаточно большое количество кадровых документов — трудовые книжки, личные карточки работников, приказы по личному составу и др.)

    Правильность ведения кадровой документации, а также соблюдение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, контролируются Госархивом и Рострудинспекцией, которые проводят периодические плановые и внеплановые проверки.

    Кроме того, согласно ст. 5.39 КоАП РФ предусмотрена ответственность за неправомерный отказ в предоставлении гражданину собранных в установленном порядке документов, материалов, непосредственно затрагивающих права и свободы гражданина, либо несвоевременное предоставление таких документов и материалов, непредоставление иной информации в случаях, предусмотренных законом, либо предоставление гражданину неполной или заведомо недостоверной информации: наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 500 до 1000 руб.

    Н.Гридина
    Эксперт журнала
    «Учреждения культуры и искусства:
    бухгалтерский учет и налогообложение»

    Кадровое делопроизводство

    Кадровое делопроизводство – это деятельность, которая обеспечивает документирование и организацию работы с кадровыми документами.

    Отметим, что правильное ведение кадровой документации позволяет уберечь предприятие от штрафных санкций со стороны контролирующих органов и дает возможность работникам избежать проблем при оформлении пенсий, льгот, пособий и иных выплат.

    Цель и задачи кадрового делопроизводства

    Целью кадрового делопроизводства является налаживание эффективной, работающей системы работы с кадровыми документами.

    Задача кадрового делопроизводства заключается в оформлении надлежащим образом трудовых отношений между работодателем (предприятием) и непосредственно самим работником (персоналом).

    Так, ведение кадрового делопроизводства позволяет эффективно решить следующие задачи:

    Документально оформить трудовые отношения согласно требованиям действующего законодательства;

    Разработать и внедрить эффективную систему управления персоналом, отвечающую стратегическим задачам руководства;

    Регламентировать взаимоотношения работника и работодателя. Ведение кадровой документации позволяет добиться определенного «баланса» во взаимоотношениях работодателя и работников путем четкой регламентации их прав и обязанностей, (например, должностные инструкции регламентируют такие вопросы, как и чем конкретно должен заниматься каждый работник, его круг прав, обязанностей, объем ответственности).

    Создать организационно-правовые основы трудовой деятельности, как для работников, так и для работодателя. С одной стороны кадровые документы поддерживают интересы работодателя, а с другой – направляют его для недопущения игнорирования требований трудового законодательства. Наличие грамотно составленных кадровых документов взаимовыгодно обеим сторонам трудового договора.

    Разрешить трудовые споры. Очень часто от качества оформления кадровых документов зависит успех позиции работодателя при возникновении конфликтных ситуаций, особенно когда кадровая документация выступает как одно из письменных доказательств в судебном разбирательстве по трудовым спорам.

    Основные направления кадрового делопроизводства

    К кадровому делопроизводству относятся вопросы разработки и ведения документации, связанной с движением кадров, управлением персоналом и кадровым учётом, а также учётом рабочего времени сотрудников компании и расчетами с персоналом.

    Таким образом, деятельность по ведению кадрового делопроизводства включает в себя:

    1) Подготовку документов для приема на работу, что включает в себя:

    разработку трудовых договоров, штатного расписания и должностных инструкций;

    оформление кадровых приказов;

    заполнение трудовых книжек;

    ведение личных дел и пр.

    2) Оформление увольнения работников в соответствии с Трудовым кодексом РФ.

    3) Составление локальных нормативных документов-положений, регламентов, инструкций в том числе:

    [2]

    Положения об оплате труда;

    Читайте так же:  Извещение о дате судебного заседания упк

    Правил внутреннего трудового распорядка;

    Положения о персонале;

    Положения о премировании и иных поощрениях

    Положения о материальной ответственности работников;

    Положения о коммерческой тайне;

    Положение об отпусках;

    Положение о командировках;

    Положение о структурных подразделениях;

    Положения о защите персональных данных работника и пр.;

    4) Подготовку периодической отчётности по страховым взносам.

    5) Разработку инструкций и правил по охране труда.

    6) Консультирование работников по трудовым вопросам.

    Организация кадрового делопроизводства

    Для создания системы кадрового делопроизводства необходимо действовать поэтапно и осуществить следующие шаги:

    Шаг 1. Создать нормативную базу. В первую очередь следует ориентироваться на требования Трудового кодекса РФ, регламентирующего множество кадровых процессов, таких как: прием на работу, предоставление отпусков, права и обязанности сторон трудового договора, порядок начисления заработной платы и т.д.

    Шаг 2. Назначить ответственных должностных лиц за ведение кадрового делопроизводства.

    Шаг 3. Составить перечень обязательных кадровых документов (штатное расписание, график отпусков, табель учета рабочего времени, личные карточки сотрудников и т.д.). Если организация планирует отказаться от унифицированных форм, то надо издать приказ о разработке собственных бланков.

    Шаг 4. Разработать и утвердить необходимые локальные нормативные акты.

    Шаг 5. Заполнить регистрационные книги и журналы.

    Шаг 6. Создать безопасные условия хранения. Это требование распространяется на все документы, содержащие персональные данные.

    Шаг 7. Составить календарь-планировщик. Многие важные документы приходится регулярно обновлять или утверждать заново. Например, график отпусков следует составлять ежегодно, а коллективный договор — переоформлять минимум раз в три года. Чтобы у компании в дальнейшем не было проблем, следует заранее распланировать работу с ключевыми документами.

    Электронный кадровый документооборот в организации

    Для упрощения организации кадрового делопроизводства многие предприятия чтобы уйти от бумажной волокиты внедряют систему электронного документооборота.

    Рассмотрим далее основные преимущества:

    Уменьшение ошибок. Составляя все документы вручную, непроизвольно сотрудник может допустить ошибку, что исключено при хорошо созданном электронном документообороте.

    Защита документов. Находясь на сервере, документы надёжно охраняются электронной системой контроля.

    Мгновенный доступ к любой необходимой информации. В электронном документообороте, намного проще и быстрее найти нужный приказ или распоряжение, нежели обращаться в архив и поднимать огромное количество бумаг в поисках нужного документа.

    Экономия средств на хранении. Согласно законодательству, срок хранения большинства документов составляет 5 лет. Большое предприятие вынуждено арендовать или выделять собственные площади под архив, который крайне неудобен и занимает много места.

    Ответственность за отсутствие кадрового делопроизводства

    Отсутствие обязательной кадровой документации, ведение и наличие которой прямо предписано Трудового Кодекса РФ, относится к случаям нарушения законодательства о труде.

    За отсутствие или неправильное ведение обязательной кадровой документации предусмотрена административная ответственность, установленная в п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

    Так, за нарушение законодательства о труде и об охране труда налагается штраф:

    на должностных лиц — в размере от 1000 до 5000 руб.;

    на лиц, осуществляющих индивидуальную предпринимательскую деятельность, — от 1000 до 5000 тыс. руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток;

    на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

    Частью 2 ст. 5.27 КоАП РФ установлено, что если должностное лицо повторно совершило аналогичное нарушение трудового законодательства, за которое уже подвергалось административному наказанию, то оно может быть дисквалифицировано на срок от одного года до трех лет.

    Административное наказание в виде дисквалификации назначается судьей.

    В этом случае дисквалифицированное лицо лишается права занимать руководящие должности в исполнительном органе управления юридического лица, входить в совет директоров (наблюдательный совет), осуществлять предпринимательскую деятельность по управлению юридическим лицом, а также осуществлять управление юридическим лицом в иных случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации (ст. 3.11 КоАП РФ).

    Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на форуме «Зарплата и кадры».

    Кадровое делопроизводство

    Кому поручить ведение кадрового делопроизводства

    Кадровое делопроизводство — это целый комплекс процедур по документальному оформлению трудовых отношений. Ключевые моменты взаимодействия с персоналом — трудоустройство и увольнение, перевод и направление в командировку, награждение и дисциплинарное наказание — сопровождаются определенными формальностями. Все работодатели, использующие наемный труд, обязаны вести кадровое делопроизводство-2019: новые требования несколько упрощают этот процесс для индивидуальных предпринимателей и микропредприятий, но полностью от него не освобождают.

    Видео (кликните для воспроизведения).

    Вести кадровый учет может как один специалист по кадрам, так и целая кадровая служба. Все зависит от масштаба компании и сложности ее структуры. Чем больше штат, тем солиднее поток документов, с которым приходится иметь дело кадровику, тем сложнее ему справляться в одиночку. Кадровую службу приходится расширять. А в небольших организациях, где работает в общей сложности 10–20 человек, все вопросы, связанные с персоналом, может единолично решать руководитель. В идеале для этого нужна соответствующая квалификация, но при малом объеме работы даже освоенное с нуля кадровое делопроизводство для чайников позволяет нормально с ней справляться.

    Источники


    1. Беляева, О. М. Актуальные проблемы теории государства и права. Практикум / О.М. Беляева. — М.: Феникс, 2015. — 448 c.

    2. Беликова, Т.Н.; Минаева, Л.Н. Все о пенсиях; СПб: Питер, 2012. — 224 c.

    3. Конев, Д. В. Признание и приведение в исполнение иностранных судебных актов по гражданским и торговым делам в Германии и России. Сравнительно-правовой анализ / Д.В. Конев. — М.: Wolters Kluwer, 2015. — 262 c.
    4. Теория государства и права. Введение в юриспруденцию. — М.: Юнити-Дана, 2012. — 128 c.
    5. Договор мены. Официальные разъяснения, судебная практика и образцы документов. — М.: Издание Тихомирова М. Ю., 2013. — 698 c.
    Основные кадровые документы предприятия
    Оценка 5 проголосовавших: 1

    ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

    Please enter your comment!
    Please enter your name here