Согласие на обработку персональных данных при приеме на работу

Самая важная информация и ответы на вопросы в статье: "Согласие на обработку персональных данных при приеме на работу". Актуальность данных для 2020 года вы можете уточнить у дежурного консультанта.

Как оформить согласие на обработку персональных данных при приеме на работу? Образец и пошаговая инструкция

Закон Российской Федерации «О персональных данных», Трудовой кодекс и другие документы, регулирующие сферу действий с личной информацией, гарантируют гражданам всестороннюю защиту персональных данных, в том числе и в контексте трудовых отношений.

На работодателя, как на сторону трудовых отношений, изначально нуждающуюся в массиве сведений о потенциальном сотруднике, накладывается ряд обязательств и ограничений в манипуляциях с информацией, нарушение которых подпадает под Кодекс административных правонарушений.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (812) 467-38-62 . Это быстро и бесплатно !

Зачем оформлять?

В первую очередь, во исполнение основополагающего тезиса действующей нормативно-правовой базы – любые действия с персональными данными, их обработка и использование возможны только при добровольном согласии субъекта.

Наличие письменного согласия подтверждает правомочность всех дальнейших действий компании в ходе оформления трудовых отношений, выполнения социальных обязательств, начисления заработной платы, оформления банковских карт, получения лицензии по профилю деятельности нанимаемого специалиста и так далее.

Подробнее про оформление согласия читайте тут, а более детально о целях и сроках оформления согласия узнайте в этом материале.

Нужно ли брать заявление у каждого?

Нет, это условие обязательно не для всех компаний и учреждений. К примеру, Трудовой кодекс не требует отдельного согласия каждого работника, если вопросы обработки персональных данных урегулированы в коллективном договоре предприятия и локальных актах, согласованных с профсоюзом. Также под исключения по закону «О персональных данных» попадают сведения, необходимые для:

  • оформления пропуска на территорию предприятия;
  • предоставления отчетности в фискальные органы и фонды соцстраха;
  • передачи сведений в военкоматы, профсоюз или по запросу уполномоченных органов;
  • заполнения типовой формы № Т-2 Госкомстата;
  • обработки сведений об уволенных работниках;
  • исполнения законов, прямо требующих от работодателя обработки и публикации некоторых сведений о сотрудниках (закон «Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации» и другие);
  • защиты жизни и здоровья сотрудников и некоторые другие случаи.

В случае, если работодателю нужны специальные категории данных (раса, национальность, политические, религиозные и философские взгляды и прочее). Оно также необходимо, если в последующей производственной деятельности будет постоянная потребность в передаче ряда личных данных сотрудника третьим лицам – например, об уровне образования для оформления лицензии и прочее.

Информация о состоянии здоровья также отнесена к специальной категории, но если она необходима для оценки возможности работника исполнять служебные обязанности, то согласие на ее обработку не требуется.

Содержание соглашения

Сведения, которые обязательно должны быть указаны в форме согласия, перечислены в ст. 9 закона «О персональных данных». К ним относятся:

  • ФИО, паспортные реквизиты, адрес проживания субъекта.
  • Сведения о компании работодатели, должностном лице, получающем согласие (субподрядчике, если таковой привлекается к обработке).
  • Будущие цели обработки.
  • Конкретный список данных, на которые выдается согласие.
  • Перечень разрешенных действий и способов обработки.
  • Срок действия и условия отзыва.

За субъектом сохраняется право в любой момент отозвать согласие на обработку личных данных. При получении заявления на отзыв, работодатель обязан отреагировать в течение 30 дней, удалив данные. При этом закон содержит ряд исключений, которые позволяют продолжить обрабатывать определенный минимум данных без согласия субъекта.

Более детально об особенностях оформления согласия на обработку персональных данных узнайте тут.

Подробная инструкция по составлению

Если ваше предприятие подпадает под нормы, требующие обязательного персонального согласия сотрудника на обработку данных при приеме на работу, проще заготовить типовой бланк. Государственного стандарта в этой сфере нет. Рассмотрим пример составления подобной формы и ее условного заполнения.

Также мы предлагаем материалы и о других вариантах согласия на обработку ПД, к примеру о целях и нюансах подписания согласия на обработку данных для учащихся.

Заполненные и подписанные бланки согласия хранятся в личном деле сотрудника. В случае перемен в данных, указанных при приеме на работу, например, смены фамилии в связи с браком, изменения вносятся на основании личного заявления субъекта.

Доступ к персональным данным работников, система защиты информации и прочие мероприятия определяются комплексным пакетом внутренних документов, полностью отражающих политику компании в сфере работы с личной информацией сотрудников, клиентов и партнеров. Корректные бланки согласия при поступлении на работу – неотъемлемая часть этого комплекса, способная сэкономить время и средства при проверке Роскомнадзора.

Полезное видео

Из видео узнаете, как составить согласие на обработку персональных данных:

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

Согласие на обработку персональных данных

Относительно недавно в России был введен в оборот новый документ под названием «Согласие на обработку персональных данных». Очень быстро он получил повсеместное распространение и на данный момент широко используется в самых разных организациях, начиная от государственных бюджетных учреждений и до коммерческих компаний.

Что собой представляет согласие

Согласие на обработку персональных данных – это письменное разрешение гражданина Российской Федерации, которое он дает заинтересованной стороне на получение, сбор, хранение и использование персональных сведений о себе.

Также документ гарантирует человеку то, что информация о нем будет применяться для строго определенных целей и будет защищена от неправомерных действий.

Когда чаще всего требуется согласие

Сейчас согласие необходимо писать почти повсеместно:

  • при подаче документов на ребенка в садик или школу;
  • при трудоустройстве;
  • при заключении договора с банком, страховой компанией и т.д.

Иными словами, везде, где гражданин предоставляет свои личные документы или документы лица, представителем которого он является, заполняет различного рода тесты и анкеты, он подписывается такое согласие.

Что вкладывается в термин «персональные данные»

Закон четко определяет это понятие: под персональными данными понимается вся информация, которая напрямую относится к человеку, как к физическому лицу. Это:

  • фамилия, имя, отчество;
  • дата и место рождения;
  • сведения из паспорта, трудовой книжки и прочих документов;
  • а также некоторые характеристики его личности.
Читайте так же:  Как получить инн новорожденному ребенку

При этом следует отметить, что согласие на обработку персональных данных требуется даже несмотря на то, что далеко не все эти сведения имеют характер конфиденциальных и закрытых.

В частности их условно можно поделить на три основных вида:

  1. общедоступные данные (ФИО, пол, дата, место рождения, гражданство и т.п.)
  2. биометрические (физиологические особенности индивида, его внешние параметры)
  3. специальные (народность, религия, здоровье и т.д.). Сюда же в некоторой степени относится и информация о месте работы человека, его отношениях с законодательством, привычках и т.п.

По закону, согласие на обработку персональных действий строго необходимо только тогда, когда оно касается двух последних из вышеназванных категорий, однако зачастую оно пишется и в отношении той информации, которая имеет позицию общедоступной.

Для чего формируется согласие на обработку при трудоустройстве

Когда человек устраивается на работу, он дает представителю работодателя свои личные документы: паспорт, трудовую книжку, СНИЛС, свидетельство об образовании, медкнижку, военный билет и т.д. Как только эти бумаги попадают на стол специалиста по кадрам, они получают статус конфиденциальных (что обеспечивается статьей 14 Трудового Кодекса РФ), поэтому для их дальнейшего использования (а без этого в кадровом делопроизводстве никак не обойтись), необходимо заручиться письменным согласием работника (п. 8 ст. 65 ТК РФ).

В этом документе должно быть подробно расписано, как, с какой целью и какие конкретно сведения из персональных данных будут применяться, обрабатываться и храниться.

Следует отметить, что по закону, вся персональная информация, предоставленная работодателю, может использоваться только в служебных целях.

Если сотрудник отказывается подписывать согласие

Законодательство РФ однозначно говорит о том, что согласие должно быть только и исключительно добровольным, то есть работодатель не имеет права принудить подчиненного подписать данный документ, поэтому в практике кадровых специалистов встречаются люди, которые отказываются подписывать согласие на обработку персональных данных.

Обычно это бывает вызвано тем, что они не понимают истинного назначения документа: защитить права работника, а напротив, опасаются, что личные сведения о них попадут в руки недобросовестных граждан.

В этих случаях закон допускает обработку персональных данных без согласия работника, но только тогда, когда это нужно для реализации условий и целей ранее заключенного трудового договора.

Здесь отдельно следует акцентировать внимание на том, что это касается только тех сотрудников организации, которые уже зачислены в ее штат, а вот в отношении новых работников согласие на обработку персональных данных получить необходимо – без него в большинстве случаев человека на сегодняшний день даже невозможно принять на работу. Связано это с тем, что между сторонами еще не заключен трудовой договор, а значит, у работодателя еще нет и обязанности его исполнять.

Логично, что администрация предприятия стремится избежать ситуаций, когда, например, даже в таких мелочах, как выписка пропуска на территорию компании, отсутствие согласия на обработку персональных данных может сыграть свою негативную роль.

Что грозит за разглашение персональных данных

Как уже говорилось выше, действия, которые работодатель может совершать с персональными данными работников, четко прописываются в тексте согласия.

Если полномочия в какой-то степени превышаются, а, тем более, если происходит какое-то злоупотребление, ответственность может наступить самая серьезная: начиная от дисциплинарной и административной, вплоть до уголовной.

Для того, чтобы сотрудник имел четкое представление о том, не выходит ли запрашиваемая у него информация за рамки нужной по закону или не превышаются ли полномочия работников предприятия по тексту согласия, следует заранее проанализировать документ (возможно даже воспользовавшись помощью квалифицированного юриста) и только тогда ставить под согласием свою подпись.

В частности, данные о том, отбывал ли гражданин срок в местах лишения свободы, нужна только тогда, когда должность, на которую он претендует, напрямую требует отсутствия судимости (иными словами, если соискатель хочет работать менеджером по рекламе, такие данные он имеет право не предоставлять).

Как уведомить

Законодательство гласит о том, что представители организаций должны извещать Роскомнадзор об обработке поступивших в их распоряжение всех персональных данных (статья 22 закона № 152-ФЗ). Посмотреть, исполняет ли работодатель эту норму закона можно на сайте данной госструктуры.

Можно ли отозвать согласие

Обычно действие с согласием на обработку персональных данных происходит так: устраиваясь на работу, человек подписывает документ, после чего благополучно о нем забывает. Но в некоторых случаях, возникает необходимость об отзыве ранее подписанного согласия. Как правило, это бывает, когда работодатель нарушает условия хранения, использования и обеспечения закрытости поступившей в его распоряжение информации, а также при увольнении.

Для того, чтобы оформить отзыв достаточно всего лишь написать заявление в свободной форме, потребовать в нем прекратить сбор, обработку, использование, хранение персональных данных и уничтожить всю информацию о подчиненном (сослаться надо на закон № 152-ФЗ: п. 1 ст. 9 и п. 5 ст. 22).

Это требование должно быть выполнено не позже чем через месяц после написания отзыва.

Образец согласия

Согласие пишется в произвольной форме или по шаблону, который разработан и утвержден внутри организации. При этом в бланке обязательно должны быть следующие данные:

  • наименование компании-работодателя;
  • место и дата составления документа;
  • фамилия, имя, отчество работника, его паспортные данные и сведения о месте жительства.

Далее в основной части подробно указывается:

  • каких именно персональных данных касается документ;
  • в каких целях и что именно допустимо с ними делать;
  • срок действия согласия и возможность его отзыва (хотя это итак гарантировано законодательством).

Обязательно следует поставить отметку о том, что согласие написано без принуждения и в добровольном порядке. После того этого под документом ставится подпись.

СОГЛАСИЕ
НА ОБРАБОТКУ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

Я, Ковтун Инна Олеговна, паспорт 2495 564738, выдан Ленинским РОВД г. Иваново, адрес регистрации: г. Иваново, ул. Мельничная д.73, кв. 8, даю свое согласие ОАО «КомЖилФонд» на обработку моих персональных данных. Согласие касается фамилии, имени, отчества, данных о поле, дате рождении, гражданстве, типе документа, удостоверяющем личность (его серии, номере, дате и месте выдачи), а также сведений из трудовой книжки: опыте работы, месте работы и должности.

Я даю согласие на использование персональных данных исключительно в целях формирования кадрового документооборота предприятия, бухгалтерских операций и налоговых отчислений, а также на хранение всех вышеназванных данных на электронных носителях. Также данным согласием я разрешаю сбор моих персональных данных, их хранение, систематизацию, обновление, использование (в т.ч. передачу третьим лицам для обмена информацией), а также осуществление любых иных действий, предусмотренных действующим законом Российской Федерации.

Читайте так же:  Справка 2 ндфл для налоговой на возврат

До моего сведения доведено, что ОАО «КомЖилФонд» гарантирует обработку моих персональных данных в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации. Срок действия данного согласия не ограничен. Согласие может быть отозвано в любой момент по моему письменному заявлению.

Подтверждаю, что давая согласие я действую без принуждения, по собственной воле и в своих интересах.

Согласие – это документ, который подтверждает согласие лица на что-либо. Обычно составляется тогда, когда ситуация требует учета мнения заинтересованного лица. Письменная форма согласия пригодится при возникновении конфликтов в дальнейшем. Бумагу можно будет предъявить в суде. Документ актуален не только для бизнеса, но и для рядовых ситуаций с рядовыми гражданами. К примеру, согласие подписывается при проведении каких-либо медицинских манипуляций.

В каких случаях требуется согласие?

Согласие в письменной форме составляется при этих обстоятельствах:

  • Осуществление медицинских манипуляций, проведение рискованного лечения.
  • Смена кредитора/дебитора.
  • Добровольное страхование.
  • Управление чужим авто.
  • Выезд с ребенком за границу (актуально тогда, когда родители ребенка в разводе).
  • Сделки совместно нажитой супругами собственностью (это может быть недвижимость, ценные бумаги, вклады, кредиты).
  • Необходимость в обработке персональных данных.

Некоторые сделки требуют обязательного оформления согласия. Если этого документа не будет, то и сделка признается недействительной.

К СВЕДЕНИЮ! В законах нет строгих требований относительно составления согласия. Но в документе должны быть обязательные положения: лицо, выражающее согласие, предмет этого согласия, дата и подпись.

Согласие на работу с личными сведениями

По дефолту никто не имеет право разглашать чужие данные. Возможно это только при наличии согласия в письменной форме. Документ дает право на обработку различных сведений: ФИО, адрес, дата рождения. Запрашивать его должны операторы. Статус операторов имеют все лица, которые получают информацию.

Что собой представляют ПД? Определение их содержится в ФЗ №152 от 27 июля 2006 года. Этот же закон устанавливает правила обращения с этими данными. Персональные сведения, согласно ФЗ, представляют собой личную информацию, прямо или косвенно относящуюся к лицу. Это данные, по которым можно однозначно идентифицировать личность. Как правило, это следующие сведения:

Подобные сведения принимаются и обрабатываются в медицинских и финансовых учреждениях. Они запрашиваются в магазинах при оформлении бонусных карт. Там же запрашивают согласие на обработку.

К СВЕДЕНИЮ! К ПД относится такая информация, как национальность, состояние здоровья, исповедуемая религия.

Особенности составления

В статье 87 ТК указано, что фирма может сама установить порядок хранения сведений, переданных сотрудниками. Однако операторы не должны нарушать требования, утвержденные законами. Если организация каким-либо образом взаимодействует с персональными данными, ей будет нужно:

  1. Утвердить внутренний акт «Положение о персональных сведениях».
  2. Установить форму согласия на обработку информации, которая будет использоваться в компании.

Отсутствие положения о персональных сведениях – это нарушение, предполагающее наложение штрафа.

Требования к согласию содержатся в части 1 статьи 9 ФЗ №152. Документ должен быть содержательным. Исключены разночтения и двусмысленности. Согласие должно быть получено именно в письменной форме. Только она будет иметь юридическое значение. Обязательность наличия именно письменной формы подтверждается в статье 13.11 КоАП.

Нотариальное согласие

Иногда просто согласия недостаточно. При некоторых обстоятельствах необходимо согласие, заверенное у нотариуса. В частности, оно необходимо при этих ситуациях:

  • Согласие супруга на сделку по приобретению или отчуждению имущества, нуждающегося в госрегистрации или заверении у нотариуса.
  • Отказ от приватизации лица, которое зарегистрировано в жилье.
  • Выезд за границу несовершеннолетнего ребенка.
  • Оформление прописки в жилье на определенный срок.

Согласие обычно действует на протяжении определенного срока. Срок действия определяется лицом, составляющим документ. Для оформления бумаги нужно обратиться в нотариальную контору. С собой требуется взять паспорт и правоустанавливающий документ. Вид последнего зависит от формы сделки. К примеру, если это операция с недвижимостью, понадобится свидетельство о праве собственности.

Инструкция: оформляем согласие на обработку персональных данных

Невозможно жить и не рассказывать о себе. А сообщая о себе, человек становится субъектом персональных данных. И прежде чем обработать такую информацию, организация обязана получить письменное разрешение от владельца.

Что относится к персональным данным

Индивидуальные сведения о людях называются персональными данными. Они охраняются специальным Федеральным законом, который вступил в силу в январе 2006 года. Говорится о них и в Конституции Российской Федерации. Актуальность вопроса повысилась с развитием информационных систем, баз данных, интернета в целом. Имея сведения о человеке, можно причинить ему вред, завладеть его имуществом и деньгами. Одна из целей закона о персданных — защитить людей от незаконных посягательств, предотвратить преступления в этой сфере. Наличие закона не свело к нулю все проблемы, в частности, из-за человеческой невнимательности и попустительства, мы часто подписываем заявление о согласии на обработку персональных данных, не вникая в нюансы. Например, можем пропустить оговорку, которая позволяет компании разместить информацию на официальном сайте, а банку — передать информацию коллекторам.

Видео (кликните для воспроизведения).

Перечень того, что подпадает под определение персданных, очень широкий. Но люди не знают, на что подписываются, потому что это перечисление не включают в образец заполнения согласия на обработку персональных данных:

  • паспорт (данные о самом документе);
  • где, когда родились;
  • данные об имени и фамилии;
  • информация об отчестве (при наличии);
  • телефонные номера;
  • место жительства;
  • СНИЛС и ИНН;
  • размер зарплаты;
  • биометрические (вес, цвет волос, ДНК и т. д.).

Сюда же относится и специфическая информация, которая не всегда встречается в анкете психолога или в расширенном опроснике при трудоустройстве, но характеризует человека:

  • верит ли он в бога, и если да, то в какого (религиозные);
  • имеется ли собственная система философских убеждений и в чем ее особенность;
  • национальность.

Кто считается оператором персданных

В законе говорится, что оператором становится любая организация (государственная, муниципальная, ООО, ОАО, ИП — не важно) и даже физическое лицо, если самостоятельно или при помощи третьего лица собирает и обрабатывает персональные данные.

Где можно найти персданные

Они хранятся на бумажных и электронных носителях. Встретить их можно на сайте организации, на визитках, в документах бухгалтерии и отдела кадров, в личных документах человека, в заключенных с ним договорах. Совершая покупку или регистрируясь на каком-то форуме (не анонимном), вы автоматически даете согласие на обработку персональных данных на сайте.

Читайте так же:  Предаттестационная подготовка персонала, работающего в пищевой отрасли

Что можно делать с персданными

Обрабатывать, как говорится в законе:

  • использовать их для оформления бумаг, передачи другим лицам для исполнения ими своих обязанностей;
  • вносить в базы данных, в приказы и соглашения;
  • использовать при начислении и уплате налогов налоговым агентом, при отчислении в Пенсионный фонд.

Это не полный перечень. Под обработкой понимается любое действие с персданными. Но что бы ни делали операторы, владелец сведений должен заранее одобрить работу с ними. Для этого подписывается образец формы согласия на обработку персональных данных. Затем оператор должен уведомить Роскомнадзор, что намерен работать с персданными, если правоотношения не подпадают под исключения, перечисленные в ч. 2 ст. 22 152-ФЗ.

Обязательно ли получать согласие на обработку

Да, в противном случае обработка не будет правомерной. С 2017 года вступили в силу поправки в КоАП РФ, и административная ответственность ужесточилась. Штрафы выросли до 75 000 рублей.

[1]

Чтобы избежать ответственности, строго контролируйте, что физлицо подписало образец соглашения на обработку персональных данных.

Организация должна не только получить разрешение, но и уведомить Роскомнадзор о том, что она обрабатывает персданные. Требование прописано в 22 статье ФЗ 152. Там же указаны и исключения, среди которых:

  • работодатели, которые используют персданные для внутреннего использования;
  • лица, обрабатывающие сведения с целью обеспечения безопасности на транспорте.

Как правильно оформить согласие

Единственное неукоснительное правило: письменно. Унифицированные бланки отсутствуют, организации сами разрабатывают шаблоны.

Лучше подробно перечислить информацию, которую вы собираете с лица, и что планируете с ней делать, в том числе ограничения. Можно ограничиться общей фразой о том, что любая предоставленная информация о себе может быть обработана и использована по усмотрению организации в тех пределах, что позволяет законодательство.

Рекомендуется включить в согласие информацию о том, как отозвать разрешение. Такое право закреплено законом. Укажите, нужно ли письменное заявление и куда его направить.

В конце документ подписывается и ставится дата.

Готовый образец согласия на обработку персданных может выглядеть так:

Что будет, если данные используются без согласия

За это грозит крупный штраф — до 75 000 рублей.

Согласие работника на обработку персональных данных: бланк на 2017 год

Что включать в согласие в 2017 году

У работодателя обязательно возникает необходимость в обработке персональных данных сотрудников, поскольку работодатель плотно «контактирует» с этими сведениями.В 2017 году обработка таких данных, в общем случае, возможна исключительно с письменного согласия работников. По требованиям части 4 статьи 9 Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ письменное согласие обязательно должно включать в себя следующую информацию:

  • фамилию, имя, отчество, адрес сотрудника, реквизиты паспорта (иного документа, удостоверяющего его личность), в том числе сведения о дате выдачи документа и выдавшем его органе;
  • наименование или фамилию, имя, отчество и адрес работодателя (оператора), получающего согласие сотрудника;
  • цель обработки персональных данных;
  • перечень персональных данных, на обработку которых дается согласие;
  • наименование или фамилию, имя, отчество и адрес лица, осуществляющего обработку персональных данных по поручению работодателя, если обработка будет поручена такому лицу;
  • перечень действий с персональными данными, на совершение которых дается согласие, общее описание используемых работодателем способов обработки персональных данных;
  • срок, в течение которого действует согласие сотрудника, а также способ его отзыва, если иное не установлено федеральным законом;
  • подпись сотрудника.

Бланк и образец заполнения 2017 года

Для наших читателей мы подготовили бланк согласия работника на обработку его персональных данных, а также заполненный образец. В эти документы мы включили все необходимые данные, которые необходимы по законодательству о защите персональных данных.

При этом нужно оговориться, что унифицированной формы согласия не существует, поэтому его можно составить в произвольной форме. Однако, как мы уже сказали, согласие должно содержать сведения, перечисленные в части 4 статьи 9 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ. Поэтому заполненный образец согласия может выглядеть, например, так:

Не обязательно повторять указанные в согласии формулировки (можно использовать и другие). Поэтому согласие на обработку персональных данных может принимать и другой вид. Например, любому работодателю в 2017 году подойдут формулировки из этого бланка:

Ужесточение ответственности в 2017 году

С 1 июля 2017 года обработка персональных данных без согласия работника в письменной форме, либо если письменное согласие не содержит обозначенных выше сведений – это самостоятельное административное нарушение, предусмотренное в части 2 статьи 13.11 КоАП РФ. За него возможны штрафные санкции:

  • на граждан – от 3000 до 5000 рублей;
  • на должностных лиц (например, директор, кадровик или ИП) – от 10 000 до 20 000 руб.);
  • на организации – от 15 000 до 75 000 руб.

Заметим, что до 1 июля 2017 года такой указанный состав в качестве самостоятельного административного нарушения в КоАП РФ отсутствовал.

Также заметим, что уголовная ответственность для директора, главного бухгалтера или начальника отдела кадров компании или другого лица, ответственного за работу с персональными данными, может наступить за такие незаконные действия как сбор или распространение сведений о частной жизни сотрудника, составляющих его личную или семейную тайну, без его согласия (статья 137 Уголовного кодекса РФ).

Согласие на обработку персональных данных при приеме на работу

Кадровик сомневается, нужно ли согласие на обработку персональных данных при приеме на работу? Понятно, что компании и индивидуальные предприниматели, сотрудничая с работниками, получают доступ к их персональных данным. Полученную информацию хранят в личных карточках работников. Также подобные сведения содержатся в личных делах сотрудников, при условии их ведения работодателем. Надо ли согласие на обработку персональных данных при приме на работу? Расскажем в материале.

Нужны документы

Для трудоустройства нового сотрудника у него нужно истребовать ряд документов. Так как трудовые отношения строго регулируются Трудовым кодексом, то и перечень нужных документов секретом не является (ст. 65 ТК РФ). Перечислим требующиеся бумаги:

  • документ, удостоверяющий личность (паспорт, военный билет, паспорт моряка, свидетельство о рождении);
  • трудовая книжка (за исключением трудоустройства сотрудников, впервые поступающих на работу и совместителей);
  • страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования (при его наличии у сотрудника);
  • документы воинского учета (военный билет, удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу для военнообязанных);
  • документ об образовании (при условии, что работа предполагает наличие специальных знаний и навыков).
Читайте так же:  Корректировка на ври земельного участка

При приеме гражданина на некоторые должности от него требуется предоставить дополнительные документы. Например, могут потребоваться:

  • справка о наличии или отсутствии судимости и уголовного преследования (при условии, что работа связана с деятельностью, к которой не могут быть допущены осужденные лица);
  • справка о том, что работник не наказывался за употребление наркотиков или психотропных веществ (при условии, что будущая работа связана с деятельностью, к которой нельзя привлекать лиц, которые были наказаны за употребление наркотических средств и психотропных препаратов);
  • заключение по результатам проведенного предварительного медицинского осмотра (если сотрудник принимается на вредную или опасную работу).

Персданные

Ответ на вопрос: нужно ли разрешение на обработку персональных данных при приеме на работу зависит от того, какие сведения компания (индивидуальный предприниматель) хочет получить от сотрудника. На практике существует два варианта.

Нужно согласие

В рамках трудовых отношений работодатель может получать, хранить и передавать информацию о сотруднике, необходимую для исполнения трудового договора (п. 2, 5 ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ, абз. 1, разъяснений Роскомнадзора от 14.12.2012).

Так как сотрудник является одной из сторон трудового договора, получать согласие на обработку некоторых сведений работодателю не нужно. К ним относятся персональные данные, полученные организацией:

  • по результатам обязательных предварительных медосмотров (ст. 69 ТК РФ, п. 3 разъяснений Роскомнадзора от 14.12.2012);
  • из документов, предъявленных работником при заключении договора (ст. 65 ТК РФ);
  • от кадрового агентства, действующего от имени соискателя (абз. 12 п. 5 разъяснений Роскомнадзора от 14.12.2012);
  • из резюме соискателя, размещенного в Интернете в свободном доступе(п. 10 ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ, абз. 12 п. 5 разъяснений Роскомнадзора от 14.12.2012);
  • от работника и размещенные в личной карточке по форме № Т-2, включая информацию о близких родственниках (п. 2 разъяснений Роскомнадзора от 14.12.2012).

Нужно согласие

В случае если работодатель хочет получить от кандидата дополнительную информацию (не нужную для заключения трудового договора), потребуется оформление согласия на обработку персональных данных. Речь идет о номере сотового телефона будущего работника или e-mail адресе.

Добавим, что получить согласие на обработку персональных данных при трудоустройстве нужно, если работодатель передает сведения о сотруднике (п. 5 разъяснений Роскомнадзора от 14.12.2012):

  • ЧОПу, который отвечает за пропускной режим на территории компании;
  • бухгалтерской или аудиторской компании, ведущей кадровый или бухгалтерский учет в организации.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Согласие на обработку персональных данных при приеме на работу

Персональные данные человека – это личная информация такая, как имя, отчество, фамилия, дата рождения, адрес, семейное положение, финансовое состояние, профессия и образование, доходы, а также другая информация. А нужно ли оформлять согласие на обработку персональных данных при приеме на работу? Как оформляется такое согласие и что означает обработка информации?

Основные понятия

Работник должен дать свое согласие на обработку его персональных данных

По предмету персональной информации работника существуют следующие понятия:

  1. обработка – это сбор, накопление, систематизация, распространение или передача, использование, уточнение, блокирование, обезличивание, уничтожение персональной информации сотрудника компании>
  2. конфиденциальность – это недопущение без согласия работника распространять или передавать его личные персоналии посторонним лицам>
  3. распространение – это передача, ознакомление с данными неограниченное число лиц>
  4. использование – действия, совершаемые руководителем компании, в отношении персональных данных>
  5. блокирование – прекращение обработки информации на некоторое время>
  6. обезличивание – это действия, результатом которых является невозможность определить, чья именно эта информация>

Что такое согласие?

Некоторые работодатели настаивают, чтобы работник, трудоустраиваясь, подписал разрешение использовать его личную информацию. Встает вопрос: «Обязан ли работодатель при приеме на работу брать заявление об обработке персональных данных?» В согласии с Законом № 152-ФЗ ст.6.1 любые действия с персональной информацией сотрудника могут производиться исключительно с его согласия, выданного в письменном виде.

Согласие на обработку персональных данных при приеме на работу должно содержать следующие данные о работнике:

  • ФИО сотрудника, получающего от работника согласие>
  • с какой целью производится обработка личной информации>
  • перечень тех документов, которые можно обрабатывать с согласия сотрудника>
  • точные список тех действий, которые могут производиться с личными данными>
  • срок, во время которого действительно согласие на обработку персональных данных.

Следует знать, что при приеме на работу, иногда согласие обработку персональных данных не требуется. К таким случаям относится:

  1. использование личной информации человека в целях защиты его здоровья, если надо перевести его на более легкий труд на основании медицинского заключения>
  2. предоставление данных в военкоматы, пенсионные, страховые фонды социальной защиты>
  3. обработка данных для исполнения трудового договора>
  4. использование информации в статистических целях и только при предварительном обезличивании информации>

Что включают персональные данные

Личные данные человека – это совокупность документов о паспортных данных, об образовании, месте проживания, воинских обязанностях, о семейном положении, состоянии здоровья, информация с предыдущих мест работы, прочее. Все эти документы необходимы для трудоустройства. Наряду с таким пакетом документов работодатель запросит заявление о согласии работника на обработку персональных данных при приеме на работу.

Вся личная информация должна задокументирована и, на основании письменного согласия, приложена для оформления трудового договора, дальнейшего использования и внесения в личную карточку сотрудника. Какие данные отражает личная карточка формы Т-2:

  • общие данные о работнике, как-то дата и паспортные данные, профессия, образование, трудовой стаж, данные о семейном положении, прочее.
  • данные об отношении к воинскому учету>
  • данные о предыдущих работах.

В процессе трудовых отношений в карточку добавляют:

  • информацию о переводах>
  • данные о повышении квалификации>
  • сведения о поощрениях, наградах, званиях>
  • данные об отпусках>
  • социальные гарантии, принадлежность к льготной категории>
  • данные о перемене места жительства.

Вся личная информация о сотруднике должна быть получена непосредственно от него. В том случае, когда информацию можно получить исключительно от третьих лиц, то сотрудника необходимо уведомить об этом заранее и он должен в письменной форме дать свое согласие на обработку персональных данных.

Доступ к персональным данным

Ответственное лицо работодателя должно уведомить сотрудника о том, для каких целей нужны эти данные, а также предупредить о последствиях, если сотрудник откажется дать согласие на обработку персональных данных при приеме на работу.

Читайте так же:  Как получить снилс 14 летнему подростку

К личной информации сотрудника имеют доступ:

  1. директор предприятия, организации>
  2. специалисты отдела кадров>
  3. бухгалтер>
  4. начальник безопасности>
  5. секретарь руководителя (в ограниченном количестве)>
  6. руководители подразделений (имеют доступ только к данным своих подчиненных).

Согласно ст. 5.27 и ст. 5.39 КоАП РФ введена административная ответственность за нарушение норм, касающихся получения, хранения и обработки личных данных. Руководство организации, вследствие нарушения законодательства, должно возместить сотруднику материальный ущерб, нанесенный незаконным использованием личной информации.

Пошаговая инструкция по оформлению согласия сотрудников на обработку персональных данных

При приеме соискателя на работу, любому работодателю необходимо выполнять свои обязательства по трудовому, налоговому и бухгалтерскому законодательству. В том числе оперируя уникальными сведениями о новом сотруднике, доступ к которым он получает при заключении с ним трудового договора.

Работодатель в данном случае является «оператором персональных данных», который должен не только выполнить «обработку персональных данных», но и обеспечить сохранность и неразглашение этих сведений. Для этого составляется специальный документ «Согласие на обработку персональных данных».

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (800) 350-22-67 . Это быстро и бесплатно !

Кем составляется?

Заключая трудовой договор, каждый работодатель получает доступ к сведениям, относящимся к уникальным. Эти сведения содержатся в следующих документах:
  • паспорт;
  • военный билет (для военнообязанных);
  • свидетельство ИНН;
  • страховое свидетельство;
  • документы об образовании;
  • водительское удостоверение или документы на машину (при необходимости);
  • медицинская справка о прохождении медицинского осмотра.

Персональные данные – это любая информация, которая относится к определенному или определяемому на основании этой информации лицу.

Таким образом, получая доступ к этой информации и согласно правилам, установленным ФЗ от 27.07.06 № 152-ФЗ «О персональных данных», соблюдать защиту персональной информации о сотрудниках обязаны все организации, в которых есть хотя бы один работник.

Кто заполняет?

А вот заполняется согласие исключительно соискателем. Ведь именно его персональные сведения предстоит хранить работодателю и использовать только в служебных целях. Такое заявление подается как в письменном, так и в электронном виде, заверенное электронной подписью.

Содержание

Согласие в письменной форме гражданина РФ на обработку его персональных данных должно включать:

  • фамилию, имя, отчество субъекта;
  • адрес регистрации субъекта;
  • номер основного документа удостоверяющего личность, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе;
  • цель обработки;
  • перечень личных данных;
  • срок, в течение которого действует документ;
  • перечень действий с персональными сведениями, на совершение которых дается согласие;
  • способ отзыва документа (если иное не установлено законом);
  • дата заполнения согласия;
  • подпись субъекта.

Такое заявление пишется в свободной форме. В нем необходимо потребовать прекратить сбор, обработку, использование и хранение сведений и уничтожить всю информацию о подчиненном. Можно сослаться на закон № 152-ФЗ: п. 1 ст. 9 и п. 5 ст. 22. Такое заявление должно быть удовлетворено не позже, чем через месяц после подачи. Правда в этом случае работодатель имеет право прекратить действие трудового договора с этим работником.

Согласие пишется в произвольной форме или по заранее распечатанному шаблону, который разработан отелом кадров организации. Заявление должно содержать следующие разделы:

  • наименование организации-работодателя и сведения о руководителе;
  • где и когда составлен документ;
  • установочные данные работника (ФИО, данные паспорта и адрес места жительства).

Далее в основной части подробно указывается:

[2]

  • какой именно уникальной информации касается документ;
  • в каких целях собирается и хранится информация и что именно с ней можно делать;
  • срок его действия и возможность отзыва сотрудником.

Обязательно ставится отметка о том, что данные даются сотрудником добровольно и документ написан без принуждения.

Пошаговая инструкция

Заполнение заявления начинается с верхней левой части. В этом месте указывается должность руководителя и наименование компании, а также личные данные руководителя, на имя которого подается документ. Чуть ниже, посередине листа указывается наименование заявления.

Ниже, соискатель от своего имени расшифровывает свою фамилию, имя и отчество. Здесь же указывается полный адрес регистрации, сведения документа, удостоверяющего личность. В них должны войти серия и номер, дата выдачи и наименование органа, выдавшего документ.

В следующей строке должна быть указана ссылка на федеральный закон «О защите персональных данных». Он регулирует порядок защиты сведений сотрудника и определяет его основные права в этой сфере.

[3]

Здесь же указывается цель обработки (например, для перечисления заработной платы на карту). Можно указать на какие именно данные дается согласие на обработку. Лучше перечислить их в виде перечня.

Ниже указывается срок, в течение которого согласие будет действительно. Еще ниже обязательно указывается строка, предусматривающая возможность отзыва работником этого документа. В самом низу страницы сотрудник указывает дату составления документа, подпись и свою должность (в случае, если это не соискатель).

Заключение

Такой документ, как «Согласие на обработку персональных данных» дается соискателем в первую очередь для того, чтобы защитить его личную информацию.

В случае если работодатель допускает разглашение личных сведений о своих сотрудниках третьим лицам без предварительного одобрения, предусмотрена как административная, так и уголовная ответственность. На должностное лицо может быть наложено наказание в виде штрафа, выплаты компенсации пострадавшему лицу, так и лишение свободы сроком до 5 лет.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

Видео (кликните для воспроизведения).

+7 (800) 350-22-67 Это быстро и бесплатно !

Источники


  1. Жалинский, А. Э. Введение в специальность «Юриспруденция». Профессиональная деятельность юриста. Учебник / А.Э. Жалинский. — М.: Проспект, 2015. — 362 c.

  2. Чиркин, В. Е. Основы сравнительного правоведения / В.Е. Чиркин. — М.: МОДЭК, НОУ ВПО Московский психолого-социальный университет, 2014. — 392 c.

  3. История государства и права России; АСТ, Сова, ВКТ — Москва, 2009. — 395 c.
  4. Грудцына, Л.Ю. Наследственное право: справочник для населения в вопросах и ответах; Ростов н/Д: Феникс, 2012. — 224 c.
  5. Теория государства и права. В 2 частях. Часть 2. Теория права. — М.: Зерцало-М, 2011. — 336 c.
Согласие на обработку персональных данных при приеме на работу
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here